Legalizacja dokumentów
do obrotu prawnego za granicą

Legalizacja dokumentów do obrotu prawnego za granicą

Potrzebujesz legalizacji dokumentów, a nie wiesz jak?

Nasza agencja oferuje usługi tłumaczeniowe w zakresie legalizacji dokumentów  w 50 językach. Wyślij do nas e-mail lub skontaktuj się z naszą infolinią i opowiedz nam o swoim tłumaczeniu. Chętnie przygotujemy dla Ciebie bezpłatną, niezobowiązującą wycenę. Przeprowadzenie legalizacji dokumentów do obrotu prawnego za granicą nie jest aż tak bardzo skomplikowane jakby się wydawało. Przeczytaj ten artykuł i dowiedź się jakie dokładnie są procedury na legalizację zagranicznych dokumentów. Możesz też skorzystać z naszych usług i zlecić nam legalizację dokumentów. 

Czym jest legalizacja dokumentów?

Jaka jest różnica między Apostille a zwykłą legalizacją dokumentów?

Apostille to poświadczenie legalności dokumentów wydawane przez MSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych) na dokumentach przeznaczonych do obrotu prawnego w krajach, które podpisały Konwencję Haską z 1961 roku, która wprowadza system Apostille. Aktualną listę Państw sygnatariuszy Konwencji Haskiej znajdziesz pod tym linkiem.

Natomiast zwykła legalizacja dokumentów obejmuje dokumenty przeznaczone do obrotu prawnego w krajach, które nie przystąpiły do Konwencji. W tym przypadku po przeprowadzeniu legalizacji dokumentu w polskim MSZ musi on zostać poświadczony w przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym danego kraju.

Jak przygotować dokumenty do legalizacji?

  1. Sprawdź wymogi kraju docelowego: Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, jakie są konkretne wymogi legalizacyjne kraju, do którego dokumenty mają być wysłane. Upewnij się, że znasz dokładny proces i rodzaj legalizacji, który jest wymagany.

  2. Zdobądź dokumenty: Zdobądź wszystkie dokumenty, które muszą zostać zlegalizowane.

  3. Zgłoś się do notariusza: W wielu przypadkach pierwszym krokiem jest udać się do notariusza, aby poświadczył podpisy na dokumentach. Notariusz potwierdzi autentyczność podpisów i treści dokumentów.

  4. Idź do lokalnego urzędu: Dokumenty muszą być zalegalizowane przez odpowiedni lokalny organ administracyjny lub sąd. To poświadczenie jest często nazywane “Apostille” i jest wymagane w wielu krajach. Jednak niektóre kraje wymagają zalegalizowania dokumentu przez ambasadę lub konsulat.

  5. Udaj się do ambasady lub konsulatu: Jeśli kraj docelowy nie jest stroną Konwencji Haskiej (która reguluje stosowanie Apostille), możesz potrzebować dalszej legalizacji w ambasadzie lub konsulacie tego kraju. To może być bardziej skomplikowany proces i może wymagać dodatkowej opłaty.

  6. Pamiętaj o opłatach: Przygotuj się na dokonanie płatności związanych z legalizacją dokumentów, takich jak opłaty notarialne, opłaty za Apostille i opłaty konsularne. Upewnij się, że znasz dokładne koszty i formy płatności.

  7. Przesyłka dokumentów: Jeśli jesteś za granicą i musisz zalegalizować dokumenty w swoim kraju, przemyśl, jak najlepiej dostarczyć dokumenty deo właściwych urzędów, zwracając uwagę na bezpieczeństwo i śledzenie przesyłki.

  8. Zachowaj kopie: Zawsze zachowuj kopie wszystkich dokumentów i poświadczeń, abyś miał dostęp do nich w przyszłości.

Ile kosztuje legalizacja dokumentów urzędowych?

Aktualny koszt Apostille w polskim urzędzie to 60,00 zł. Zwykła legalizacja dokumentów kosztuje 26,00 zł.

Tłumaczenie dokumentów samochodów
Czym jest Apostille?
  • Apostille jest stosowany w przypadku, gdy kraje są sygnatariuszami Konwencji Haskiej z 1961 roku.
  • Jest to uproszczony proces, który znosi konieczność wieloetapowej legalizacji.
  • Apostille jest przyklejane do samego dokumentu lub dołączane jako odrębny dokument. Ma ono formę specjalnej pieczęci lub zaświadczenia potwierdzającego autentyczność dokumentu.
  • Apostille jest akceptowane przez wszystkie kraje będące stronami Konwencji Haskiej.

 

Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o Apostille odwiedź stronę “Jak uzyskać Apostille w Polsce?

Dokumenty, które najczęściej wymagają legalizacji

Legalizacja dokumentów do obiegu prawnego zagranicą. Jakie Państwa są stroną Konwencji Haskiej.

Państwa będące stroną Konwencji Haskiej

Które Państwa są sygnatariuszami Konwencji Haskiej z 1961 roku, która wprowadza system Apostille?

Poniżej znajduje się lista państw, które są sygnatariuszami Konwencji Haskiej z 1961 roku, wprowadzającej system Apostille. Proszę zwrócić uwagę, że lista ta jest oparta na informacjach dostępnych do września 2023 roku, więc mogą pojawić się pewne zmiany po tej dacie. Aby uzyskać najbardziej aktualne informacje, zalecamy sprawdzenie oficjalnych źródeł, takich jak strony internetowe ministerstw sprawiedliwości i dyplomacji danego kraju.

  • Albania
  • Andora
  • Antigua i Barbuda
  • Arabia Saudyjska
  • Argentyna
  • Armenia
  • Australia
  • Austria
  • Azerbejdżan
  • Bahamy
  • Bahrajn
  • Barbados
  • Belgia
  • Belize
  • Białoruś
  • Boliwia (państwo wielonarodowe)
  • Bośnia i Hercegowina
  • Botswana
  • Brazylia
  • Brunei Darussalam
  • Bułgaria
  • Burundi
  • Chile
  • Chiny
  • Chorwacja
  • Cypr
  • Czarnogóra
  • Dania
  • Dominika
  • Dominikana
  • Ekwador
  • Estonia
  • Eswatini
  • Federacja Rosyjska
  • Fidżi
  • Filipiny
  • Finlandia
  • Francja
  • Grecja
  • Grenada
  • Gruzja
  • Gujana
  • Gwatemala
  • Hiszpania
  • Holandia
  • Honduras
  • Indie
  • Indonezja
  • Irlandia
  • Islandia
  • Izrael
  • Jamajka
  • Japonia
  • Kanada
  • Kazachstan
  • Kirgistan
  • Kolumbia
  • Kosowo
  • Kostaryka
  • Lesotho
  • Liberia
  • Liechtenstein
  • Litwa
  • Luksemburg
  • Łotwa
  • Macedonia Północna
  • Malawi
  • Malta
  • Maroko
  • Mauritius
  • Meksyk
  • Monako
  • Mongolia
  • Namibia
  • Niemcy
  • Nikaragua
  • Niue
  • Norwegia
  • Nowa Zelandia
  • Oman
  • Pakistan
  • Palau
  • Panama
  • Paragwaj
  • Peru
  • Polska
  • Portugalia
  • Republika Czeska
  • Republika Korei
  • Republika Mołdawii
  • Republika Południowej Afryki
  • Republika Zielonego Przylądka
  • Rumunia
  • Saint Kitts i Nevis
  • Saint Lucia
  • Saint Vincent i Grenadyny
  • Salwador
  • Samoa
  • San Marino
  • Senegal
  • Serbia
  • Seszele
  • Singapur
  • Słowacja
  • Słowenia
  • Stany Zjednoczone Ameryki
  • Surinam
  • Szwajcaria
  • Szwecja
  • Tadżykistan
  • Tonga
  • Trynidad i Tobago
  • Tunezja
  • Turcja
  • Ukraina
  • Urugwaj
  • Uzbekistan
  • Vanuatu
  • Wenezuela (Boliwariańska Republika Wenezueli)
  • Węgry
  • Włochy
  • Wyspy Cooka
  • Wyspy Marshalla
  • Wyspy Świętego Tomasza i Książęca
  • Zjednoczone Królestwo Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej

Pamiętaj, że lista ta może być podatna na zmiany w zależności od nowych przyjęć do Konwencji Haskiej lub wyjść z niej przez poszczególne państwa. Dla najbardziej aktualnych informacji, warto skonsultować się z oficjalnymi źródłami w danym kraju.

faq.png

Legalizacja dokumentów do obrotu prawnego za granicą.
Najczęściej zadawane pytania

Czym jest legalizacja dokumentów

Legalizacja dokumentów to proces potwierdzania autentyczności dokumentów urzędowych przez właściwe władze krajowe lub międzynarodowe. Jest to często stosowany proces w krajach, które nie są sygnatariuszami Konwencji Haskiej z 1961 roku, która wprowadza system Apostille. W przypadku legalizacji dokumentu, władze krajowe w kraju, który ma być docelowym miejscem użycia dokumentu, sprawdzają, czy dokument jest autentyczny i zgodny z prawem.

Proces legalizacji dokumentów może obejmować kilka stopni w zależności od kraju. Może wymagać potwierdzenia autentyczności dokumentu przez różne instytucje, takie jak Ministerstwo Spraw Zagranicznych, konsulat, ambasadę itp. Ostatecznie dokument zostaje poświadczony jako autentyczny, co pozwala na jego legalne użycie w kraju docelowym.

Jakie dokumenty podlegają legalizacji?

Wymagane dokumenty do legalizacji mogą różnić się w zależności od celu, kraju docelowego oraz rodzaju dokumentu. Oto kilka przykładów odmian dokumentów, które często wymagają legalizacji:

  1. Dokumenty edukacyjne:

    • Świadectwa szkolne

    • Dyplomy uczelni

    • Zaświadczenia o ukończeniu kursów lub szkoleń

  2. Dokumenty zawodowe:

    • Świadectwa pracy

    • Referencje zawodowe

    • Certyfikaty branżowe

  3. Dokumenty stanu cywilnego:

    • Akty urodzenia

    • Akty małżeństwa

    • Akty zgonu

  4. Dokumenty prawne:

    • Umowy

    • Testamenty

    • Pełnomocnictwa

  5. Dokumenty handlowe:

    • Dokumenty związane z działalnością gospodarczą

    • Dokumenty celne

  6. Dokumenty medyczne:

    • Zaświadczenia lekarskie

    • Wyniki badań medycznych

  7. Dokumenty finansowe:

    • Dokumenty księgowe i rachunkowe

    • Potwierdzenia płatności

  8. Dokumenty tożsamości:

    • Dowody osobiste

    • Paszporty

  9. Dokumenty techniczne:

    • Certyfikaty produktów i usług

  10. Dokumenty związane z nieruchomościami:

    • Umowy kupna-sprzedaży nieruchomości

    • Akty notarialne

  11. Dokumenty związane ze sprawami prawno-ubezpieczeniowymi:

    • Polisy ubezpieczeniowe

Pamiętaj, że to tylko przykładowe dokumenty, które mogą wymagać legalizacji. Rzeczywisty zakres dokumentów podlegających legalizacji będzie zależał od konkretnego celu oraz wymagań kraju, do którego dokumenty są przekazywane. Przed przystąpieniem do procesu legalizacji zawsze warto uzyskać informacje od władz krajowych, konsulatów lub ambasad w celu ustalenia konkretnych dokumentów i procedur, które są potrzebne w danym przypadku.

Czym jest Apostille?

Apostille jest międzynarodowym certyfikatem potwierdzającym autentyczność dokumentów urzędowych wydanych w jednym z państw sygnatariuszy Konwencji Haskiej z 1961 roku. Konwencja ta wprowadza standardowy formularz zwany Apostille, który jest akceptowany przez wszystkie państwa sygnatariusze. Apostille jest stosowana w przypadku dokumentów, które mają być używane w innych państwach sygnatariuszach Konwencji, aby uniknąć konieczności wieloetapowej legalizacji.

Apostille jest wystawiana przez władze kraju, które wydały dokument, np. ministerstwo sprawiedliwości, edukacji itp. Ten certyfikat potwierdza autentyczność dokumentu oraz prawo tłumacza przysięgłego do wydania tłumaczenia. W przypadku dokumentów z Apostille, proces legalizacji jest znacznie uproszczony i uznawany jest przez wszystkie państwa sygnatariusze Konwencji Haskiej.

Czy do legalizacji i uwierzytelniania dokumentów wymagane są tłumaczenia przysięgłe?

Wymaganie tłumaczenia przysięgłego w procesie legalizacji dokumentów zależy od konkretnych przepisów i wymagań kraju, w którym chcesz złożyć dokumenty. Nie wszystkie dokumenty wymagają tłumaczenia przysięgłego podczas legalizacji i uwierzytelniania dokumentów, ale w niektórych przypadkach może to być konieczne, zwłaszcza jeśli dokumenty są w języku innym niż język urzędowy kraju, do którego są składane.

Ogólnie rzecz biorąc, jeśli dokumenty są w języku różnym od języka urzędowego kraju docelowego lub kraju, w którym są legalizowane, może być wymagane ich tłumaczenie na język urzędowy tego kraju. W wielu przypadkach, aby tłumaczenie było uznawane, konieczne jest skorzystanie z usług tłumacza przysięgłego, który posiada oficjalne uprawnienia do wykonywania tłumaczeń o charakterze oficjalnym i prawnym.

Tłumaczenia przysięgłe są potwierdzane przez tłumacza przysięgłego poprzez podpisanie tłumaczenia i opatrzenie go pieczęcią, co nadaje dokumentowi status oficjalnego tłumaczenia. Dzięki temu tłumaczenie jest uznawane przez instytucje urzędowe i prawnicze jako wiarygodne.

W przypadku procesu legalizacji dokumentów, tłumaczenie przysięgłe może być ważnym elementem, jeśli dokumenty są w innym języku niż język urzędowy kraju docelowego. Zawsze warto sprawdzić konkretne wymagania dotyczące legalizacji oraz tłumaczeń dla danego kraju lub instytucji, do których składasz dokumenty, aby być pewnym, że spełniasz wszystkie niezbędne warunki.

Czy legalizacja dokumentów traci ważność?

Tak, legalizacja dokumentów może utracić ważność w pewnych sytuacjach. Istnieją różne okoliczności, które mogą wpłynąć na to, czy jest nadal ważna i uznawana. Oto kilka sytuacji, w których legalizacja dokumentów do obrotu prawnego za granicą może stracić ważność:

  1. Zmiana przepisów prawnych: Jeśli zmienią się przepisy prawne lub regulacje dotyczące uznawania dokumentów w danym kraju, to legalizacja dokumentu może stracić ważność, jeśli nie jest już zgodna z aktualnymi wymaganiami.

  2. Upłynięcie terminu: W niektórych przypadkach ma ona określony termin ważności. Na przykład w niektórych krajach dokumenty akademickie lub zawodowe mogą wymagać aktualizacji co kilka lat. Jeśli dokument nie jest odnowiony, legalizacja może stracić ważność.

  3. Zmiana informacji w dokumencie: Jeśli w dokumencie występują zmiany lub poprawki, bez oficjalnego poświadczenia tych zmian, to legalizacja dokumentu może stracić ważność.

  4. Nieprawidłowe wykonanie legalizacji: Jeśli proces legalizacji został źle wykonany, na przykład brakowało jakichś wymaganych pieczęci lub podpisów, dokument może zostać odrzucony i legalizacja straci ważność.

  5. Zmiana statusu prawnego dokumentu: Jeśli dokument stracił swoją ważność w kraju, w którym został wydany, to legalizacja tego dokumentu również straci ważność.

Ważne jest, aby zawsze utrzymywać dokumenty w aktualnym stanie i monitorować wszelkie zmiany w przepisach prawa lub regulacjach dotyczących legalizacji, które mogą wpłynąć na jej ważność. Jeśli masz wątpliwości dotyczące ważności legalizacji danego dokumentu, zawsze warto skonsultować się z właściwymi władzami lub instytucjami, które są odpowiedzialne za uznawanie dokumentów w danym kraju.

Czy Apostille traci ważność?

Apostille jest międzynarodowym certyfikatem potwierdzającym autentyczność dokumentów wydanych w jednym z państw sygnatariuszy Konwencji Haskiej z 1961 roku. Apostille nie traci ważności sama w sobie, ale mogą istnieć pewne okoliczności, które wpłyną na to, czy dokument poświadczony Apostille jest nadal uznawany za autentyczny i ważny w danym kontekście. Oto kilka sytuacji, które mogą mieć wpływ na ważność dokument z Apostille:

  1. Zmiana przepisów prawnych: Jeśli zmienią się przepisy prawne lub regulacje dotyczące uznawania dokumentów w danym kraju lub w kraju, do którego jest przekazywany dokument poświadczony Apostille, to dokument może stracić ważność, jeśli nie jest już zgodny z nowymi wymaganiami.

  2. Zmiana informacji w dokumencie: Jeśli w dokumencie występują zmiany lub poprawki po wydaniu Apostille, bez oficjalnego poświadczenia tych zmian, dokument z Apostille może stracić ważność.

  3. Zmiana statusu prawnego dokumentu: Jeśli dokument stracił swoją ważność w kraju, w którym został wydany, to Apostille na tym dokumencie również może stracić ważność.

  4. Upłynięcie terminu: W niektórych przypadkach Apostille ma określony termin ważności. Jeśli dokument nie jest używany w określonym czasie, instytucje mogą zażądać aktualnej Apostille.

  5. Utrata fizycznego dokumentu: Jeśli fizyczny dokument poświadczony Apostille zostanie utracony, kradziony lub zniszczony, może być konieczne uzyskanie nowej Apostille na kopii dokumentu lub na nowym dokumencie.

Ważne jest, aby zawsze utrzymywać dokumenty poświadczone Apostille w dobrym stanie, monitorować zmiany w przepisach prawa oraz przestrzegać ewentualnych terminów ważności, jeśli istnieją. Jeśli masz wątpliwości dotyczące ważności dokumentu z Apostille, zawsze warto skonsultować się z właściwymi władzami lub instytucjami w kraju docelowym, które są odpowiedzialne za uznawanie Apostille dokumentów.

Kiedy legalizacja dokumentów jest konieczna?

Legalizacja dokumentów do obrotu prawnego za granicą jest konieczna w sytuacjach, gdy dokumenty wydane w jednym kraju mają być uznane za autentyczne i ważne w innym kraju. Proces ten ma na celu potwierdzenie, że dokumenty są zgodne z prawem i standardami kraju, do którego są przekazywane. Poniżej przedstawiam kilka przykładów, kiedy legalizacja dokumentów może być konieczna:

  1. Studia za granicą: Jeśli planujesz studiować za granicą, uczelnie mogą wymagać zalegalizowania dokumentów edukacyjnych, takich jak świadectwa szkolne czy dyplomy uczelni, aby potwierdzić ich autentyczność.

  2. Praca za granicą: Przy ubieganiu się o pracę za granicą, pracodawcy mogą żądać legalizacji dokumentów, takich jak świadectwa pracy czy referencje, aby mieć pewność co do twojej kwalifikacji i doświadczenia.

  3. Zawieranie małżeństwa: Jeśli planujesz zawarcie małżeństwa za granicą, niektóre kraje mogą wymagać zwykłej legalizacji dokumentów potwierdzających stan cywilny, takich jak akt urodzenia czy akt małżeństwa.

  4. Sprawy prawne: W sytuacjach prawnych, takich jak dziedziczenie lub nieruchomości za granicą, konieczne może być zastosowanie legalizacji dokumentów w celu potwierdzenia ważności dokumentów prawnych.

  5. Wizy i obywatelstwo: W niektórych przypadkach, do uzyskania wizy lub obywatelstwa w innym kraju, może być wymagana legalizacja dokumentów, takich jak zaświadczenia o niekaralności czy inne dokumenty tożsamości.

  6. Działalność gospodarcza: Jeśli planujesz założyć firmę lub prowadzić działalność gospodarczą za granicą, dokumenty dotyczące firmy mogą wymagać legalizacji.

Warto zauważyć, że potrzeba legalizacji dokumentów do obrotu prawnego za granicą może różnić się w zależności od kraju i rodzaju dokumentu. Proces legalizacji zagranicznych dokumentów może obejmować różne etapy i instytucje, takie jak MSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych), konsulat, ambasada czy inne władze. Przed podjęciem jakichkolwiek działań dotyczących legalizacji dokumentów, zawsze warto skonsultować się z odpowiednimi instytucjami lub ekspertami, aby być pewnym, że spełniasz wszystkie wymagania i procedury.

Ile czasu trwa uzyskanie Apostille w polskim MSZ?

Czas oczekiwania na uzyskanie Apostille w polskim Ministerstwie Spraw Zagranicznych (MSZ) może się różnić w zależności od obciążenia pracą, sezonu oraz innych czynników. W zwykłych okolicznościach, procedura uzyskania Apostille w Polskim MSZ może trwać od kilku dni do kilku tygodni. Jednakże zalecane jest sprawdzenie aktualnych informacji na stronie internetowej MSZ lub bezpośrednio kontaktowanie się z MSZ w celu uzyskania dokładniejszych i najświeższych informacji odnośnie czasu trwania legalizacji.

Wizyta w celu otrzymania Apostille jest możliwa wyłącznie po umówieniu się w systemie e-Konsulat.

Jeśli planujesz uzyskanie Apostille w Polskim MSZ, poniżej znajdują się kroki, które możesz podjąć:

  1. Dokumenty przygotowawcze: Upewnij się, że masz wszystkie niezbędne dokumenty, które wymagają Apostille. Obejmuje to dokumenty edukacyjne, akty stanu cywilnego, dokumenty zawodowe, umowy, i inne, w zależności od celu.

  2. Sprawdź wymagania: Przed udaniem się do MSZ, sprawdź ich stronę internetową lub skontaktuj się z nimi, aby dowiedzieć się o aktualnych wymaganiach, opłatach oraz procedurach.

  3. Składanie dokumentów: Dostarcz swoje dokumenty do MSZ i złoż wniosek o uzyskanie Apostille.

  4. Opłata: Opłacenie odpowiedniej opłaty za pozyskanie Apostille jest często wymagane. Upewnij się, że wiesz, ile trzeba zapłacić i czy wymagane jest przyniesienie gotówki czy też można płacić kartą.

  5. Oczekiwanie: Czas oczekiwania może być różny w zależności od obciążenia pracą w MSZ oraz rodzaju dokumentu. Warto dopytać, czy istnieje opcja przyspieszenia procedury za dodatkową opłatą.

  6. Odbiór dokumentu: Po otrzymaniu Apostille będziesz mógł odebrać swój zlegalizowany dokument.

Pamiętaj, że powyższe informacje mogą być niewystarczające lub mogą ulec zmianie w zależności od aktualnej sytuacji. Zawsze zalecamy sprawdzenie najnowszych informacji na stronie internetowej MSZ lub bezpośrednio kontaktowanie się z MSZ w celu uzyskania aktualnych i dokładnych informacji na temat pozyskania Apostille.

Gdzie znaleźć wniosek o legalizację dokumentów w polskim MSZ?

Wniosek możesz pobrać pod tym linkiem: Wniosek

legalizacja dokumentów msz

Legalizacja dokumentów do obrotu prawnego za granicą.
Jak uzyskać legalizację dla poszczególnych dokumentów?

Legalizacja świadectwa szkolnego

Dyplomy uzyskane w polskich szkołach i na polskich uczelniach mogą w niektórych przypadkach nie zostać uznane za granicą. Dzieje się tak w szczególności, gdy Polska nie podpisała z danym krajem stosownej umowy międzynarodowej. Wówczas należy przejść przez procedurę legalizacji dyplomu lub świadectwa.

Należy się wtedy kierować przepisami obowiązującymi w kraju, do którego się wybieramy. Poradę w tym zakresie najlepiej uzyskać w ambasadzie danego kraju.

Jeśli zaś Państwo, do którego się wybieramy, jest stroną konwencji haskiej z 1961r., to wówczas dokument, którym się będziemy posługiwać za granicą wymaga uzyskania klauzuli Apostille. Jeżeli dany kraj nie jest stroną konwencji haskiej wymagane jest uzyskanie legalizacji polskich dokumentów.

Świadectwa wydane przez szkoły lub zespół szkół w Polsce należy uwierzytelnić najpierw w Ministerstwie Edukacji Narodowej. Dopiero po uwierzytelnieniu dokumentu można uzyskać legalizację lub nadać mu klauzulę Apostille.

Świadectwo ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectwo dojrzałości, aneks do świadectwa dojrzałości, świadectwo potwierdzające kwalifikację zawodowe, dyplomy i zaświadczenia, wydawane przez okręgową komisję egzaminacyjną należy poświadczyć najpierw w Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej. Dopiero po poświadczeniu można uzyskać legalizację lub nadać mu klauzulę Apostille.

Świadectwo promocyjne oraz świadectwo ukończenia szkoły wydane przez szkołę, placówkę kształcenia ustawicznego lub placówkę kształcenia praktycznego należy poświadczyć najpierw w kuratorium oświaty właściwym ze względu na siedzibę szkoły. Dopiero po poświadczeniu można uzyskać legalizację lub nadać mu klauzulę Apostille.

Legalizacja dyplomu ukończenia studiów

Apostille na dokumencie wydawanym w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów wydaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej. Więcej informacji można uzyskać na stronie internetowej NAWA.

W NAWA uwierzytelnić można następujące dokumenty:

  • dyplom ukończenia studiów oraz suplement do dyplomu

  • odpis dyplomu ukończenia studiów oraz suplement do dyplomu

  • duplikat dyplomu ukończenia studiów oraz suplement do dyplomu<

  • zaświadczenia o ukończeniu studiów.

 

Pozostałe poświadcza uczelnia, która je wydała. W przypadku konieczności spełnienia wymagań określonych przez inne państwo lub w innych uzasadnionych przypadkach dokumenty może poświadczyć również dyrektor NAWA.

UWAGA: Nie ma możliwości nadania Apostille na kserokopii dokumentu

  • Dyplom ukończenia Akademii Morskiej w Gdyni oraz Akademii Morskiej w Szczecinie należy zalegalizować najpierw w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju

  • Dyplom ukończenia uczelni medycznej należy zalegalizować najpierw w Ministerstwie Zdrowia

  • Dyplom ukończenia uczelni wojskowej należy zalegalizować najpierw w Departamencie Nauki i Szkolnictwa Wojskowego

  • Dyplom ukończenia uczelni artystycznej należy zalegalizować najpierw w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego

  • Dyplom pozostałych uczelni należy zalegalizować w NAWA

 

Proszę pamiętać, że po uwierzytelnieniu dokumentu w NAWA lub innym Ministerstwie dyplom należy się upewnić czy nie ma konieczności zalegalizowania dyplomu uczelni wyższej w MSZ lub ewentualnie w ambasadzie. Dzieje się tak w przypadku, gdy kraj w którym mamy zamiar wykorzystywać dokument nie jest stroną konwencji haskiej.

Legalizacja dokumentów handlowych i eksportowych

Prowadzisz działalność eksportową, handlową lub usługową poza granicami Polski? Twój kontrahent domaga się legalizacji dokumentów handlowych?

Przedstawienie takich dokumentów może mieć na celu prowadzenie faktu, że prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce. Legalizacja tych dokumentów zaś potwierdza autentyczność wystawionych dokumentów. Dowiedz się jakich dokładnie dokumentów wymaga od Ciebie zagraniczny kontrahent.

Dokumenty handlowe muszą być wcześniej zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej regionalną izbę gospodarczą. Dopiero po uzyskaniu poświadczenia z KIG, można się ubiegać o nadanie Apostille na dokumencie handlowym.

UWAGA: MSZ nie legalizuje poświadczeń za zgodność kopii z oryginałem dokonanych przez izby gospodarcze.

 

Legalizacja dokumentów medycznych

W wielu przypadkach, zwłaszcza jeśli chcesz użyć tych dokumentów za granicą, będziesz musiał skontaktować się z konsulatem lub ambasadą kraju, do którego chcesz przekazać zalegalizowane dokumenty. Tam przeważnie można uzyskać informacje na temat procedur i opłat związanych z legalizacją. W niektórych krajach mogą one również przeprowadzać samą legalizację. Zalegalizowanie dokumentów medycznych jest procesem, który może być przeprowadzany przez różne instytucje w zależności od kraju i rodzaju dokumentów.

W niektórych krajach, procedury związane z zalegalizowaniem dokumentów medycznych, zwłaszcza jeśli są one wydawane przez instytucje publiczne, mogą odbywać się przez odpowiednie ministerstwo zdrowia lub inny odpowiedni organ rządowy.

Legalizacja dokumentów notarialnych

Jeżeli chcesz zalegalizować dokument notarialny musi on zostać wcześniej zalegalizowany przez Prezesa Sądu Okręgowego, pod który podlega dany notariusz. Po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego, możesz wnioskować o Apostille na dokumencie notarialnym.

Podlegają temu takie dokumenty notarialne jak:

  • Umowa

  • Pełnomocnictwo

Lub odpisy dokumentów notarialnych takich jak:

  • Paszport

  • Dowód osobisty

  • Zaświadczenia lekarskie

  • Dowód rejestracyjny pojazdu

Aby Apostille mogła zostać nadana, dokument notarialny musi zostać wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo sąd okręgowy. Wyłącznie sądy posiadają wzory podpisów i pieczęci notariuszy niezbędne do legalizacji dokumentów notarialnych.

Legalizacja KRS lub wypisu do CEIDG

Jak uzyskać apostille KRS?

Jeżeli chcesz dokonać legalizacji dokumentu KRS konieczne będzie uzyskanie dokumentu z Sądu Gospodarczego lub Ministerstwa Przedsiębiorczości.

Jeżeli chcesz zalegalizować lub uzyskać Apostille KRS na odpisie z CEIDG to pamiętaj, że powinien on zostać opatrzony najpierw pieczęcią Ministra Rozwoju oraz zostać dodatkowo poświadczony podpisem pracownika tego ministerstwa. Wyłącznie odpisy zawierające pieczęć i podpis mogą uzyskać legalizację lub klauzulę Apostille.

Pobrane online dokumenty KRS i CEIDG nie są dokumentami urzędowymi i nie podlegają legalizacji. Legalizacji podlegają wyłącznie dokumenty uzyskane bezpośrednio z w/w instytucji.

UWAGA: Nie ma możliwości nadania Apostille na kserokopii dokumentu.

Legalizacja dokumentów sądowych

Jak wygląda proces legalizacji dokumentów sądowych?

Każdy dokument sądowy, który ma podlegać legalizacji lub klauzuli nadania Apostille musi zostać wcześniej poświadczony przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego. Dopiero po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego można wnioskować w MSZ o zalegalizowanie dokumentów lub o nadanie Apostille na dokumencie sądowym.

Legalizacja aktu stanu cywilnego

Dokument wydany przez Urząd Stanu Cywilnego musi posiadać pieczęć okrągłą urzędu, pieczątkę imienną urzędnika wydającego dokument oraz jego podpis. Tylko taki dokument można zalegalizować w MSZ lub nadać mu klauzulę Apostille.

Legalizacja zaświadczenia o niekaralności

Zaświadczenie o niekaralności uzyskuje się w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych. UWAGA: Nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu ani na wydruku z platformy epuap.

Legalizacja dyplomu mistrzowskiego lub świadectwa rzemieślniczego

Jeżeli chcesz zalegalizować lub nadać klauzulę Apostille na dyplomie mistrzowskim lub świadectwie rzemieślniczym to ów dyplom/świadectwo musi zostać wcześniej poświadczony przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.

Legalizacja dyplomu doktorskiego lub habilitacyjnego

Dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydane przez instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk oraz przez międzynarodowe instytuty naukowe, utworzone na podstawie odrębnych przepisów, działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej muszą zawierać poświadczenie Prezesa Polskiej Akademii Nauk – dopiero po jego uzyskaniu możliwe jest nadanie apostille przez MSZ.

 

Dyplomy doktorskie i habilitacyjne, wydane przez instytuty badawcze muszą zostać poświadczone przez ministerstwo nadzorujące instytut – dopiero po jego uzyskaniu możliwe jest nadanie apostille przez MSZ.

UWAGA: Nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu.

Inne dokumenty urzędowe

Aby dokument mógł uzyskać klauzulę Apostille, musi zawierać pieczęć urzędu, podpis upoważnionego pracownika oraz jego pieczątkę imienną. Pamiętaj! Nie ma możliwości nadania Apostille na kserokopii dokumentu ani wydruku z platformy epuap. Należy dostarczyć oryginał dokumentu.

Ile kosztuje uzyskanie legalizacji w MSZ?

Koszt Apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument.

Natomiast koszty legalizacji w MSZ mogą różnić się w zależności od dokumentu, procedur kraju, dla którego robiona jest legalizacja oraz innych czynników.

Opłaty za legalizację mogą być związane zarówno z samym jej procesem, jak i z dodatkowymi usługami, takimi jak tłumaczenie dokumentów czy wykonanie procedury w trybie ekspresowym. Warto skontaktować się bezpośrednio z MSZ lub odpowiednim oddziałem, aby zdobyć najaktualniejsze informacje na temat kosztów.

Koszty legalizacji w MSZ mogą być różne dla różnych typów dokumentów, takie jak dokumenty edukacyjne, dokumenty zawodowe czy dokumenty stanu cywilnego. W niektórych przypadkach koszty mogą być uiszczane za każdy dokument osobno.

Pamiętaj, że opłaty mogą być zmienne, dlatego zawsze warto sprawdzić aktualne informacje na stronie internetowej MSZ lub kontaktować się z odpowiednim oddziałem MSZ w celu uzyskania dokładnych i najświeższych informacji na temat opłat związanych z legalizacją.

Czy już zalegalizowany w MSZ dokument wymaga dodatkowego uwierzytelnienia?

Jeśli dokument został już zalegalizowany w MSZ (Ministerstwo Spraw Zagranicznych), to zwykle nie wymaga on dodatkowego uwierzytelnienia w kraju, który wydał to legalizowanie. Zależy to jednak od kraju docelowego i rodzaju dokumentu. Każdy kraj ma swoje własne przepisy dotyczące akceptacji zagranicznych dokumentów, więc warto skonsultować się z konsulatem lub ambasadą danego kraju, aby uzyskać dokładne informacje na ten temat. Czasami może być wymagane dodatkowe uwierzytelnienie, zwłaszcza jeśli dokument jest stosunkowo skomplikowany lub jeśli istnieją wątpliwości co do jego autentyczności.

Jak wygląda pieczęć z MSZ (Ministerstwa Spraw Zagranicznych)?

Pieczęć z MSZ może różnić się w zależności od kraju i okresu czasu, ale ogólnie rzecz biorąc, pieczęć ta jest oficjalnym symbolem potwierdzającym autentyczność i legalność dokumentów, które są używane w kontekście międzynarodowym. Poniżej przedstawiam ogólny opis typowej pieczęci MSZ:

  1. Nazwa ministerstwa: Pieczęć MSZ zazwyczaj zawiera pełną nazwę ministerstwa w języku kraju, np. “Ministerstwo Spraw Zagranicznych”, “Ministry of Foreign Affairs”, “Ministère des Affaires Étrangères”, itp.

  2. Symbole państwowe: Wielu państw umieszcza na pieczęci MSZ symbole państwowe, takie jak flaga narodowa lub godło. Te symbole mogą znajdować się na obrzeżu pieczęci lub na jej środku.

  3. Herb państwowy: W niektórych przypadkach pieczęć MSZ może zawierać herb państwowy lub inną symbolikę związaną z państwem.

  4. Tekst w języku urzędowym: Pieczęć zwykle zawiera tekst w języku urzędowym kraju, np. “République Française” dla Francji lub “Rzeczpospolita Polska” dla Polski.

  5. Tekst w języku obcym: Jeśli dokument jest przeznaczony do użycia w międzynarodowym kontekście, pieczęć MSZ może zawierać również tekst w językach obcych, takich jak angielski lub francuski, potwierdzający autentyczność dokumentu.

  6. Data: Często na pieczęci znajduje się pole na wpisanie daty, na której została umieszczona pieczęć.

  7. Numer pieczęci: Każda pieczęć MSZ jest zwykle oznaczona numerem lub identyfikatorem, który może być używany do identyfikacji i śledzenia dokumentu.

  8. Pieczęć woskowa lub tuszowa: Tradycyjnie pieczęć MSZ może być wykonana z wosku, który jest pieczony na dokumencie lub może być używany tusz do pieczęci.

Warto zaznaczyć, że wygląd pieczęci MSZ może się zmieniać w czasie i różnić się w zależności od kraju. Jeśli potrzebujesz dokładnej informacji na temat wyglądu pieczęci MSZ w konkretnym kraju, zalecam skontaktowanie się z odpowiednim konsulatem lub ambasadą tego kraju lub odwiedzenie oficjalnej strony internetowej Ministerstwa Spraw Zagranicznych danego kraju, gdzie zazwyczaj można znaleźć informacje na ten temat.

Optymalizacja SEO: Marcin Matusik