Legalizacja dokumentów MSZ

Dyplomy uzyskane w polskich szkołach i na polskich uczelniach mogą w niektórych przypadkach nie zostać uznane za granicą. Dzieje się tak w szczególności gdy Polska z danym krajem nie podpisała stosownej umowy międzynarodowej. Wówczas należy przejść przez procedure legalizacji dyplomu lub świadectwa. Należy się wówczas kierować przepisami obowiązującymi w kraju, do którego się wybieramy. Poradę w tym zakresie najlepiej uzyskać w ambasadzie danego kraju.
Jeśli zaś Państwo, do którego się wybieramy, jest stroną konwencji haskiej z 1961r., to wówczas dokument którym się będziemy posługiwać za granicą wymaga uzyskania klauzuli Apostille. Jeżeli dany kraj nie jest stroną konwencji haskiej wymagane jest uzyskanie legalizacji polskich dokumentów.

Świadectwo wydanego przez szkoły lub zespół szkół w Polsce należy uwierzytelnić najpierw w Ministerstwie Edukacji Narodowej. Dopiero po uwierzytelnieniu można uzyskać legalizację lub nadać mu klauzulę Apostille.

Świadectwo ukończenia szkoły podstawowej i liceum ogólnokształcącego na podstawie egzaminów eksternistycznych, świadectwo dojrzałości, aneks do świadectwa dojrzałości, świadectwo potwierdzające kwalifikację zawodowe, dyplomy i zaświadczenia, wydawane przez okręgową komisję egzaminacyjną dokumenty należy uwierzytelnić najpierw w okręgowej komisji egzaminacyjnej. Dopiero po uwierzytelnieniu można uzyskać legalizację lub nadać mu klauzulę Apostille.

Świadectwo promocyjne oraz świadectwo ukończenia szkoły wydane przez szkołę, placówkę kształcenia ustawicznego lub placówkę kształcenia praktycznego należy uwierzytelnić najpierw w kuratorium oświaty właściwym ze względu na siedzibę szkoły. Dopiero po uwierzytelnieniu można uzyskać legalizację lub nadać mu klauzulę Apostille.

Dyplomy uzyskane w polskich szkołach i na polskich uczelniach mogą w niektórych przypadkach nie zostać uznane za granicą. Dzieje się tak w szczególności gdy Polska z danym krajem nie podpisała stosownej umowy międzynarodowej. Wówczas należy przejść przez procedure legalizacji dyplomu lub świadectwa. Należy się wówczas kierować przepisami obowiązującymi w kraju, do którego się wybieramy. Poradę w tym zakresie najlepiej uzyskać w ambasadzie danego kraju.
Jeśli zaś Państwo, do którego się wybieramy, jest stroną konwencji haskiej z 1961r., to wówczas dokument którym się będziemy posługiwać za granicą wymaga uzyskania klauzuli Apostille. Jeżeli dany kraj nie jest stroną konwencji haskiej wymagane jest uzyskanie legalizacji polskich dokumentów.

Apostille na dokumencie wydawanym w związku z przebiegiem lub ukończeniem studiów wydaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej. Więcej informacji można uzyskać na stronie internetowej NAWA
W NAWA uwierzytelnić można następujące dokumenty:
• dyplom ukończenia studiów oraz suplement do dyplomu
• odpis dyplomu ukończenia studiów oraz suplement do dyplomu
• duplikat dyplomu ukończenia studiów oraz suplement do dyplomu
• zaświadczenia o ukończeniu studiów.
Pozostałe uwierzytelnia uczelnia, która je wydała. W przypadku konieczności spełnienia wymagań określonych przez inne państwo lub w innych uzasadnionych przypadkach dokumenty może uwierzytelnić również dyrektor NAWA.
UWAGA: Nie ma możliwości nadania Apostille na kserokopii dokumentu
• Dyplom ukończenia Akademii Morskiej w Gdyni oraz Akademii Morskiej w Szczecinie należy zalegalizować najpierw w Ministerstwie Infrastruktury i Rozwoju
• Dyplom ukończenia uczelni medycznej należy zalegalizować najpierw w Ministerstwie Zdrowia
• Dyplom ukończenia uczelni wojskowej należy zalegalizować najpierw w Departamencie Nauki i Szkolnictwa Wojskowego
• Dyplom ukończenia uczelni artystycznej należy zalegalizować najpierw w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego
• Dyplom pozostałych uczelni należy zalegalizować w NAWA
Proszę pamiętać, że po uwierzytelnieniu dokumentu w NAWA lub innym Ministerstwie dyplom należy się upewnić czy nie ma konieczności zalegalizowania dokumentu w MSZ lub ewentualnie w Ambasadzie. Dzieje się tak w przypadku, gdy kraj w którym mamy zamiar wykorzystywać dokument nie jest stroną konwencji haskiej.

Prowadzisz działalność eksportową, handlową lub usługową poza granicami Polski? Twój kontrahent domaga się legalizacji dokumentów handlowych?

Przedstawienie takich dokumentów może mieć na celu prowadzenie faktu, że prowadzisz działalność gospodarczą w Polsce. Legalizacja tych dokumentów zaś potwierdza autentyczność wystawionych dokumentów. Dowiedz się jakich dokładnie dokumentów wymaga od Ciebie zagraniczny kontrahent.

Dokumenty handlowe muszą być wcześniej zalegalizowane przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą dla miejsca prowadzenia działalności gospodarczej regionalną izbę gospodarczą. Dopiero po uzyskaniu poświadczenia z KIG, można się ubiegać o nadanie apostille na dokumencie handlowym.

UWAGA: MSZ nie legalizuje poświadczeń za zgodność kopii z oryginałem dokonanych przez izby gospodarcze.

Jeżeli chcesz zalegalizować dokument notarialny musi on zostać wcześniej zalegalizowany przez Prezesa Sądu Okręgowego, pod który podlega dany notariusz. Po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego, możesz wnioskować o apostille na dokumencie notarialnym.

Podlegają temu takie dokumenty notarialne jak:

• Umowa
• Pełnomocnictwo

Lub odpisy dokumentów notarialnych takie jak:

• paszport
• dowód osobisty
• zaświadczenia lekarskie
• dowód rejestracyjny pojazdu

Aby apostille mogła zostać nadana, dokument notarialny musi zostać wcześniej poświadczony przez właściwy miejscowo sąd okręgowy. Wyłącznie sądy posiadają wzory podpisów i pieczęci notariuszy.

Jeżeli chcesz dokonać legalizacji dokumentu KRS konieczne będzie uzyskanie dokumentu z Sądu Gospodarczego lub Ministerstwa Przedsiębiorczości.

Jeżeli chcesz zalegalizować lub uzyskać Apostille na odpisie z CEIDG to pamiętaj, że powinien on zostać opatrzony najpierw pieczęcią Ministra Rozwoju oraz zostać dodatkowo poświadczony podpisem pracownika tego ministerstwa. Wyłącznie odpisy zawierające pieczęć i podpis mogą uzyskać legalizację lub klauzulę apostille.

Pobrane online dokumenty KRS i CEIDG nie są dokumentami urzędowymi i nie podlegają legalizacji. Legalizacji podlegają wyłącznie dokumenty uzyskane bezpośrednio z w/w instytucji.

UWAGA: Nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu.

Każdy dokument sądowy, który ma podlegać legalizacji lub klauzuli nadania Apostille musi musi zostać wcześniej poświadczony przez prezesa właściwego miejscowo sądu okręgowego. Dopiero po uzyskaniu poświadczenia z sądu okręgowego można wnioskować w MSZ o legalizacje dokumentów lub o nadanie Apostille na dokumencie sądowym.

Dokument wydany przez Urząd Stanu Cywilnego musi posiadać pieczęć okrągłą urzędu, pieczątkę imienną urzędnika wydającego dokument oraz jego podpis. Tylko taki dokument można zalegalizować w MSZ lub nadać mu klauzulę Apostille.

Zaświadczenie o niekaralności uzyskuje się w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych.

UWAGA: Nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu ani na wydruku z platformy epuap.

Jeżeli chcesz zalegalizować lub nadać klauzulę Apostille na dyplomie mistrzowskim lub świadectwie rzemieślniczym to ów dyplom/świadectwo musi zostać wcześniej poświadczony przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.

Dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydane przez instytuty naukowe Polskiej Akademii Nauk oraz przez międzynarodowe instytuty naukowe, utworzone na podstawie odrębnych przepisów, działające na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej muszą zawierać poświadczenie Prezesa Polskiej Akademii Nauk – dopiero po jego uzyskaniu możliwe jest nadanie apostille przez MSZ.

Dyplomy doktorskie i habilitacyjne, wydane przez instytuty badawcze muszą zostać poświadczone przez ministerstwo nadzorujące instytut – dopiero po jego uzyskaniu możliwe jest nadanie apostille przez MSZ.

UWAGA: Nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu.

Aby dokument mógł uzyskać klauzulę apostille, musi zawierać pieczęć urzędu, podpis upoważnionego pracownika oraz jego pieczątkę imienną.

Pamiętaj! Nie ma możliwości nadania apostille na kserokopii dokumentu ani wydruku z platformy epuap.