Qualifizierte elektronische Signatur und beeidigte Übersetzung: PDF mit QES oder Papier?
Datei mit qualifizierter Signatur oder Papier mit Stempel? Wir erklären den Unterschied und helfen bei der Wahl.
Eine polnische beeidigte (beglaubigte) Übersetzung gibt es heute in zwei Formen: als Datei mit der qualifizierten elektronischen Signatur (QES, polnisch KPE) des vereidigten Übersetzers oder als Papierdokument mit Stempel und handschriftlicher Unterschrift. Beide sieht das polnische Gesetz über den Beruf des vereidigten Übersetzers vor. Hier erklären wir die Unterschiede, wie Sie die Signatur prüfen und wie Sie die Form wählen, die Ihre Behörde akzeptiert – in Polen oder im Ausland.
Nicht jeder vereidigte Übersetzer hat eine QES. Wählen Sie die Form in der Anfrage – PDF mit QES, Papier oder beides – und wir fragen Übersetzer an, die sie liefern können.
Was ist eine beeidigte Übersetzung mit qualifizierter elektronischer Signatur?
Nach Art. 18 Abs. 1a des polnischen Gesetzes über den Beruf des vereidigten Übersetzers darf der Übersetzer eine elektronische Übersetzung mit einer qualifizierten elektronischen Signatur beglaubigen. Sie erhalten eine Datei (meist PDF) mit Übersetzung, Beglaubigungsvermerk und Registernummer; die Signatur ist in die Datei eingebettet.
Die QES ist die höchste der drei Signaturstufen der EU-Verordnung eIDAS (einfach, fortgeschritten, qualifiziert). Nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS hat sie dieselbe Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift. Übersetzer erhalten sie von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter aus der EU-Vertrauensliste.
Wichtig: Original ist nur die signierte Datei. Ein Scan einer Papierübersetzung oder eine Datei ohne QES ist keine beglaubigte Übersetzung.
Rechtsgrundlage: eIDAS und das polnische Übersetzergesetz
- Polnisches Gesetz über den Beruf des vereidigten Übersetzers, Art. 18 Abs. 1a – Beglaubigung elektronischer Übersetzungen mit QES. Der Vermerk nennt, ob aus dem Original, einer Kopie oder einer anderen Übersetzung übersetzt wurde.
- EU-Verordnung eIDAS Nr. 910/2014 – drei Signaturstufen; nur die qualifizierte ist der handschriftlichen gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2) und in allen EU-Staaten anzuerkennen (Art. 25 Abs. 3).
Die QES beruht auf einem qualifizierten Zertifikat, das auf eine Person ausgestellt ist – den vereidigten Übersetzer. Ein qualifiziertes elektronisches Siegel ist etwas anderes: Es belegt die Herkunft eines Dokuments von einem Unternehmen oder einer Behörde, nicht die Identität einer Person. Beglaubigt wird daher mit der Signatur des Übersetzers, nicht mit einem Firmensiegel.
Hinweis: Ein polnischer vereidigter Übersetzer ist nicht dasselbe wie ein in Deutschland ermächtigter oder beeidigter Übersetzer. Welche Übersetzung eine deutsche Stelle annimmt, entscheidet diese Stelle.
Papierfassung mit Stempel und Unterschrift
Die klassische beglaubigte Übersetzung ist ein Ausdruck mit Beglaubigungsvermerk, Rundstempel und handschriftlicher Unterschrift des vereidigten Übersetzers (Art. 18 Abs. 1). Mehrseitige Übersetzungen werden geheftet und gesiegelt. In Polen senden wir das Papier kostenlos an eine InPost-Paketstation; Kurier gegen Aufpreis (Versand). Mehr zur Papierfassung: beglaubigte Übersetzung auf Papier.
QES oder Papier – welche Form wählen?
Rechtlich sind beide eine Beglaubigung des vereidigten Übersetzers. Praktisch hängt es davon ab, wo Sie das Dokument einreichen:
- PDF mit QES – bei Online-Einreichung (Behördenportale, E-Mail, Systeme von Hochschulen oder Arbeitgebern) oder wenn die Stelle QES-Dateien ausdrücklich annimmt. Kein Warten auf die Post.
- Papier – wenn die Stelle ein physisches Dokument verlangt oder Sie unsicher sind.
- QES + Papier – wenn Sie beides brauchen. Die zweite Form gegen Aufpreis.
Im Preis enthalten ist eine Form: Papier an eine InPost-Paketstation oder Scan bzw. PDF mit QES per E-Mail. Kurier und zweite Form gegen Aufpreis (Versand).
Nicht jeder vereidigte Übersetzer hat eine QES
Die QES zu nutzen ist ein Recht, keine Pflicht; manche Übersetzer liefern nur Papier. Geben Sie deshalb in der Anfrage die gewünschte Form an – wir fragen nur Übersetzer an, die sie liefern können. Schicken Sie die Anfrage per E-Mail, Formular oder WhatsApp, und wir holen Angebote mehrerer vereidigter Übersetzer ein. Mehr: beeidigter Übersetzer online.
Welche Behörden und Länder akzeptieren eine Übersetzung mit QES?
Eine einheitliche Liste gibt es nicht. Die Form bestimmt die jeweilige Stelle und die Art der Einreichung. Fragen Sie am besten vor der Bestellung, ob eine Datei mit QES akzeptiert wird.
In Polen
Online ist die QES-Übersetzung meist am bequemsten. Bei persönlicher oder postalischer Einreichung kann die Behörde Papier erwarten; ein Ausdruck der Datei ist dann kein Original.
Im Ausland
Nach eIDAS (Art. 25 Abs. 3) ist eine QES aus einem EU-Staat in allen anderen anzuerkennen, und QES-Übersetzungen werden auch in einigen Ländern außerhalb Polens angenommen. Die Anerkennung der Signatur heißt aber nicht, dass eine bestimmte Stelle die Übersetzung als Datei annimmt. Geht das Dokument ins Ausland oder braucht es eine Apostille oder Legalisation, klären Sie die Form vorher.
So prüfen Sie die qualifizierte elektronische Signatur
- PDF in Adobe Acrobat Reader öffnen und das Signaturfeld anklicken – es zeigt, wer wann signiert hat und ob die Datei danach verändert wurde.
- Oder einen kostenlosen Online-Validator nutzen, z. B. den DSS-Validator der EU-Kommission.
- Prüfen, dass die Signatur als qualifiziert ausgewiesen ist und das Zertifikat den vereidigten Übersetzer nennt.
Eine Warnung im PDF-Reader bedeutet nicht immer eine ungültige Signatur – oft fehlen nur vertrauenswürdige Zertifikate. Dann hilft ein Online-Validator.
Ist der Ausdruck eines elektronisch signierten Dokuments eine beglaubigte Übersetzung?
Nein. Der Ausdruck ist nur eine Kopie, auch wenn er Signaturdaten zeigt. Die Beglaubigung steckt nur in der signierten Datei. Verlangt die Stelle Papier, bestellen Sie die Papierfassung oder beide Formen; die zweite gegen Aufpreis.
Häufige Fragen
Haben QES- und Papierübersetzung dieselbe Rechtskraft?
Beide sind eine Beglaubigung nach polnischem Recht. Sie unterscheiden sich im Einsatz: die Datei in elektronischen Verfahren, Papier bei physischer Einreichung.
Was ist der Unterschied zwischen elektronischer Signatur und digitaler Unterschrift?
„Digitale Unterschrift“ ist ein Sammelbegriff. Für die Beglaubigung einer polnischen beeidigten Übersetzung zählt nur die qualifizierte elektronische Signatur nach eIDAS.
Ersetzt die QES den Stempel des Übersetzers?
In der elektronischen Fassung übernimmt die qualifizierte Signatur des Übersetzers die Rolle von Stempel und Unterschrift.
Darf ich die Datei per E-Mail weiterleiten?
Ja. Jede unveränderte Kopie behält die Signatur, die der Empfänger prüfen kann.
Wie wird die Unterschrift im Original in der Übersetzung dargestellt?
Der Übersetzer beschreibt sie, z. B. „unleserliche Unterschrift“, zusammen mit Stempeln und anderen Elementen des Originals.
Wie bestelle ich die Übersetzung in der richtigen Form?
Senden Sie ein Foto oder einen Scan per E-Mail, Formular oder WhatsApp und wählen Sie: PDF mit QES, Papier oder beides. Wir holen Angebote mehrerer vereidigter Übersetzer ein.
Senden Sie ein Foto des Dokuments.
Wir holen Angebote von Übersetzern für Sie ein.
Schreiben Sie, welches Dokument übersetzt werden soll, in welcher Form (PDF mit QES, Papier oder beides) und bis wann. Wir fragen mehrere vereidigte Übersetzer an.