Podpis elektroniczny tłumacza przysięgłego – tłumaczenie z KPE czy na papierze?
Plik z podpisem kwalifikowanym czy papier z pieczęcią? Wyjaśniamy różnice i podpowiadamy, co wybrać.
Tłumaczenie przysięgłe (poświadczone) można dziś otrzymać w dwóch formach: jako plik podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym (KPE) albo jako dokument papierowy z pieczęcią i własnoręcznym podpisem tłumacza. Obie formy przewiduje ustawa o zawodzie tłumacza przysięgłego. Poniżej wyjaśniamy, czym się różnią, jak sprawdzić podpis na pliku i jak wybrać formę, której potrzebuje Twój urząd.
Nie każdy tłumacz przysięgły ma KPE. Zaznacz w zapytaniu formę: PDF z KPE, papier lub obie – skierujemy je do tłumaczy, którzy mogą ją przygotować.
Czym jest tłumaczenie przysięgłe z kwalifikowanym podpisem elektronicznym (KPE)
Zgodnie z art. 18 ust. 1a ustawy o zawodzie tłumacza przysięgłego tłumacz przysięgły może poświadczyć tłumaczenie w postaci elektronicznej za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Otrzymujesz wtedy plik (najczęściej PDF) z tłumaczeniem, formułą poświadczającą i numerem pozycji w repertorium, a podpis jest „zaszyty” w pliku.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to najwyższy z trzech rodzajów podpisu opisanych w rozporządzeniu eIDAS (zwykły, zaawansowany, kwalifikowany). Według art. 25 ust. 2 eIDAS ma on skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Tłumacz uzyskuje go u kwalifikowanego dostawcy usług zaufania wpisanego do rejestru prowadzonego przez Narodowe Centrum Certyfikacji (np. Certum, EuroCert, KIR, PWPW).
Ważne: oryginałem takiego tłumaczenia jest wyłącznie podpisany plik. Skan dokumentu papierowego albo plik bez kwalifikowanego podpisu nie jest tłumaczeniem poświadczonym. Profil zaufany czy podpis osobisty z e-dowodu również nie służą do poświadczania tłumaczeń.
Wersja papierowa z pieczęcią i podpisem tłumacza
Tradycyjne tłumaczenie poświadczone to wydruk z formułą poświadczającą, odciskiem okrągłej pieczęci tłumacza przysięgłego i jego własnoręcznym podpisem (art. 18 ust. 1 ustawy). Taki dokument wysyłamy bezpłatnie do Paczkomatu InPost albo kurierem InPost za dopłatą (szczegóły wysyłki). Więcej o tym, jak wygląda tłumaczenie i czym jest pieczęć tłumacza przysięgłego, piszemy w artykule tłumaczenie uwierzytelnione w wersji papierowej.
KPE czy papier – którą formę wybrać
Prawnie obie formy są poświadczeniem tłumacza przysięgłego. W praktyce decyduje to, gdzie złożysz dokument:
- PDF z KPE – gdy składasz dokument elektronicznie (e-PUAP, portale urzędów, e-mail do instytucji, systemy uczelni lub pracodawcy) albo instytucja wprost akceptuje pliki z podpisem kwalifikowanym. Nie czekasz na przesyłkę.
- Papier – gdy instytucja, która przyjmuje tłumaczenie, wymaga dokumentu papierowego albo gdy nie wiesz, czy przyjmie plik.
- KPE + papier – gdy dokument chcesz wysłać elektronicznie, a jednocześnie potrzebujesz egzemplarza papierowego. Druga forma jest za dopłatą (KPE jako odpis).
W cenie tłumaczenia dostajesz jedną formę: wersję papierową wysłaną do Paczkomatu InPost albo skan lub PDF z KPE wysłany e-mailem. Kurier InPost oraz druga forma (np. papier + skan albo papier + KPE jako odpis) są za dopłatą – szczegóły na stronie wysyłka.
Pamiętaj, że wydruk pliku z KPE nie zastępuje wersji papierowej – więcej o tym niżej.
Nie każdy tłumacz przysięgły ma podpis kwalifikowany
Używanie KPE jest uprawnieniem, a nie obowiązkiem tłumacza. Część tłumaczy przysięgłych wydaje tłumaczenia tylko na papierze. Dlatego zaznacz w zapytaniu, jakiej formy potrzebujesz – wtedy prosimy o wycenę tłumaczy, którzy mogą ją przygotować. Zapytanie wyślesz e-mailem, przez formularz lub WhatsApp, a my zbieramy oferty od kilku tłumaczy przysięgłych. Więcej o zamawianiu zdalnym: tłumacz przysięgły online.
Które urzędy i kraje akceptują tłumaczenie z KPE
Nie ma jednej listy instytucji, które przyjmują lub odrzucają tłumaczenia z KPE. O tym, w jakiej formie przyjmie dokument, decyduje konkretna instytucja i sposób składania (papierowo czy elektronicznie). Najbezpieczniej przed zamówieniem zapytać urząd, sąd, uczelnię lub pracodawcę, czy przyjmą plik z podpisem kwalifikowanym.
W Polsce
Jeśli sprawę załatwiasz elektronicznie, tłumaczenie z KPE zwykle jest najwygodniejsze. Jeśli składasz dokumenty w okienku lub pocztą, urząd może oczekiwać wersji papierowej – wydruk pliku z KPE nie będzie wtedy oryginałem tłumaczenia.
Za granicą
Rozporządzenie eIDAS (art. 25 ust. 3) zapewnia uznawanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego w jednym państwie UE we wszystkich pozostałych. Tłumaczenia z KPE są honorowane także w niektórych krajach za granicą. Uznanie podpisu nie przesądza jednak, że dana instytucja przyjmie tłumaczenie w formie pliku – decyduje instytucja, która przyjmuje tłumaczenie. Jeśli dokument ma trafić za granicę albo wymaga apostille lub legalizacji, przed zamówieniem sprawdź w tej instytucji, jakiej formy oczekuje.
Weryfikacja podpisu kwalifikowanego – jak sprawdzić podpis na tłumaczeniu
Każdy, kto otrzyma plik, może sprawdzić podpis bezpłatnie:
- Otwórz plik PDF w programie Adobe Acrobat Reader i kliknij panel podpisów – program pokaże, kto podpisał dokument, kiedy i czy plik nie był zmieniany po podpisaniu.
- Albo skorzystaj z bezpłatnej weryfikacji online, np. na stronie gov.pl „Podpisz dokument elektronicznie / weryfikuj podpis” lub weryfikacjapodpisu.pl (NCCert).
- Sprawdź, czy podpis jest oznaczony jako kwalifikowany, a w danych certyfikatu widnieje tłumacz przysięgły, który poświadczył tłumaczenie.
Jeśli program pokazuje ostrzeżenie, nie zawsze oznacza to nieważny podpis – czasem brakuje tylko zaufanych certyfikatów w ustawieniach. Wtedy pomocna jest weryfikacja w narzędziu online.
Wydruk dokumentu podpisanego elektronicznie – czy ma moc tłumaczenia przysięgłego
Nie. Wydruk pliku z KPE jest tylko kopią – nie jest tłumaczeniem uwierzytelnionym, nawet jeśli widać na nim informację o podpisie. Moc poświadczenia ma wyłącznie podpisany plik. Jeśli instytucja wymaga papieru, zamów wersję papierową albo obie formy. Pamiętaj, że druga forma jest za dopłatą – zobacz opcje wysyłki.
Najczęstsze pytania
Czy tłumaczenie z KPE i papierowe mają taką samą moc?
Obie formy są poświadczeniem tłumacza przysięgłego przewidzianym w ustawie. Różnią się sposobem użycia: plik działa w obiegu elektronicznym, papier – tam, gdzie składa się dokumenty fizycznie.
Czy mogę przesłać plik z KPE dalej e-mailem?
Tak. Każda kopia niezmienionego pliku zachowuje podpis, który odbiorca może zweryfikować.
Czy tłumacz może poświadczyć tłumaczenie profilem zaufanym?
Nie. Ustawa wymaga kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Jak zamówić tłumaczenie w wybranej formie?
Wyślij zdjęcie lub skan dokumentu e-mailem, przez formularz albo WhatsApp i zaznacz formę: PDF z KPE, papier lub KPE + papier. Przygotujemy wycenę od kilku tłumaczy przysięgłych.
Wyślij zdjęcie dokumentu.
Oferty od tłumaczy zbierzemy za Ciebie.
Napisz, jakiego dokumentu dotyczy tłumaczenie, w jakiej formie go potrzebujesz (PDF z KPE, papier lub obie) i na kiedy. Zapytamy kilku tłumaczy przysięgłych.