Електронний підпис і завірений переклад: присяжний переклад з кваліфікованим підписом чи на папері?
Файл з кваліфікованим підписом чи папір з печаткою? Пояснюємо різницю і допомагаємо вибрати.
Завірений (присяжний) переклад у Польщі сьогодні має дві форми: файл, підписаний кваліфікованим електронним підписом присяжного перекладача (польською – KPE), або паперовий документ з печаткою перекладача та власноручним підписом. Обидві форми передбачає польський закон про професію присяжного перекладача. Нижче пояснюємо, чим вони відрізняються, як перевірити підпис у файлі та як вибрати форму, яку прийме установа – у Польщі чи за кордоном.
Не кожен присяжний перекладач має KPE. Виберіть форму в запиті – PDF з KPE, папір або обидві – і ми звернемося до перекладачів, які можуть її надати.
Що таке присяжний переклад з кваліфікованим електронним підписом (KPE)?
Згідно зі статтею 18 ч. 1a польського закону про професію присяжного перекладача, перекладач може завірити переклад в електронній формі кваліфікованим електронним підписом. Ви отримуєте файл (зазвичай PDF) з перекладом, засвідчувальним написом і номером запису в реєстрі перекладача, а підпис вбудований у сам файл.
Кваліфікований електронний підпис – найвищий з трьох рівнів підпису за регламентом ЄС eIDAS (простий, удосконалений і кваліфікований). За статтею 25 ч. 2 eIDAS він має таку саму юридичну силу, як власноручний підпис. Перекладачі отримують його в кваліфікованого надавача довірчих послуг з Довірчого списку ЄС – у Польщі це, наприклад, Certum, EuroCert, KIR або PWPW.
Важливо: оригіналом такого перекладу є тільки підписаний файл. Скан паперового перекладу або файл без кваліфікованого підпису не є завіреним перекладом.
Правова основа: eIDAS і польський закон про присяжних перекладачів
- Закон про професію присяжного перекладача, ст. 18 ч. 1a – перекладач може завірити електронний переклад кваліфікованим електронним підписом. У засвідчувальному написі зазначено, з чого зроблено переклад: з оригіналу, копії чи іншого перекладу.
- Регламент ЄС eIDAS (№ 910/2014) – визначає три рівні електронного підпису. Лише кваліфікований має силу власноручного підпису (ст. 25 ч. 2) і визнається в усіх країнах ЄС (ст. 25 ч. 3).
Кваліфікований підпис створюється за допомогою кваліфікованого сертифіката, виданого на конкретну особу – присяжного перекладача. Кваліфікована електронна печатка – інший інструмент: вона підтверджує походження документа від фірми чи установи, а не особу. Тому присяжний переклад завіряють підписом перекладача, а не печаткою бюро. Профіль довіри (Profil Zaufany) чи особистий підпис у польській ID-картці не є кваліфікованим підписом.
Паперова версія з печаткою і підписом перекладача
Традиційний завірений переклад – це роздрукований документ із засвідчувальним написом, круглою печаткою присяжного перекладача та його власноручним підписом (ст. 18 ч. 1 закону). Багатосторінковий переклад зшивають і скріплюють печаткою. Паперову версію ми безкоштовно надсилаємо до поштомату InPost у Польщі, кур'єр – за доплату (доставка). Детальніше про паперову форму: завірений переклад на папері.
KPE чи папір – яку форму вибрати?
Юридично обидві форми – це завірення присяжного перекладача. На практиці все залежить від того, куди ви подаєте документ:
- PDF з KPE – коли ви подаєте документи онлайн (урядові портали, e-mail до установи, системи університету чи роботодавця) або коли установа прямо приймає файли з кваліфікованим підписом. Не треба чекати на пошту.
- Папір – коли установа вимагає фізичний документ або ви не впевнені, чи прийме вона файл.
- KPE + папір – коли потрібні обидві форми. Друга форма – за доплату.
У ціну перекладу входить одна форма: паперова версія до поштомату InPost або скан чи PDF з KPE на e-mail. Кур'єр і друга форма – за доплату (доставка).
Не кожен присяжний перекладач має кваліфікований підпис
Використання KPE – право перекладача, а не обов'язок, тож деякі перекладачі видають переклади тільки на папері. Тому вкажіть потрібну форму в запиті – ми звернемося лише до тих перекладачів, які можуть її надати. Надішліть запит e-mailом, через форму або у WhatsApp, а ми зберемо пропозиції від кількох присяжних перекладачів. Більше про замовлення дистанційно: присяжний переклад онлайн.
Які установи та країни приймають переклад з KPE?
Єдиного списку установ немає. Форму визначає конкретна установа і спосіб подання документів (на папері чи онлайн). Найбезпечніше – перед замовленням запитати в установі, суді, університеті чи роботодавця, чи приймуть вони файл з кваліфікованим підписом.
У Польщі
Якщо справа ведеться онлайн, переклад з KPE зазвичай найзручніший. Якщо ви подаєте документи особисто або поштою, установа може очікувати паперову версію – роздруківка файлу з KPE тоді не є оригіналом перекладу.
За кордоном
Регламент eIDAS (ст. 25 ч. 3) вимагає визнавати кваліфікований підпис з однієї країни ЄС в усіх інших, а переклади з KPE приймають і в деяких країнах поза Польщею. Проте визнання підпису не означає, що конкретна установа прийме переклад у вигляді файлу. Якщо документ їде за кордон або потребує апостиля чи легалізації, спершу уточніть потрібну форму.
Як перевірити кваліфікований електронний підпис на перекладі
- Відкрийте PDF в Adobe Acrobat Reader і натисніть панель підписів – там видно, хто і коли підписав документ і чи змінювався файл після підписання.
- Або скористайтеся безкоштовним онлайн-валідатором, наприклад DSS Європейської комісії чи сервісом перевірки підпису на gov.pl.
- Перевірте, що підпис позначено як кваліфікований, а в сертифікаті вказано присяжного перекладача.
Попередження в програмі не завжди означає, що підпис недійсний – іноді програмі бракує довірених сертифікатів. Тоді допоможе онлайн-валідатор.
Чи є роздруківка електронно підписаного документа присяжним перекладом?
Ні. Роздруківка файлу з KPE – лише копія, навіть якщо на ній видно дані підпису. Завірення містить тільки підписаний файл. Якщо установа вимагає папір, замовте паперову версію або обидві форми – друга форма за доплату.
Часті запитання
Що таке завірений переклад?
У Польщі це переклад, завірений присяжним перекладачем: печаткою і підписом на папері або кваліфікованим електронним підписом у файлі. Терміни «завірений», «присяжний» і «сертифікований переклад» означають тут те саме.
Що таке електронна цифрова печатка і чи замінює вона печатку перекладача?
Кваліфікована електронна печатка підтверджує походження документа від фірми чи установи. Печатку перекладача на паперовому перекладі в електронній версії замінює кваліфікований електронний підпис самого перекладача, а не печатка бюро.
Чи мають переклад з KPE і паперовий переклад однакову силу?
Обидва – завірення присяжного перекладача за польським правом. Різниця в тому, як ними користуються: файл – в електронних процедурах, папір – там, де документи подають фізично.
Чи можна переслати файл з KPE e-mailом?
Так. Кожна копія незміненого файлу зберігає підпис, який одержувач може перевірити.
Чи дійсний KPE поза Польщею?
Кваліфікований підпис визнається в усьому ЄС, а переклади з KPE приймають і в деяких інших країнах. Чи достатньо файлу – вирішує установа, яка приймає переклад.
Чи достатньо удосконаленого підпису або Profil Zaufany?
Ні. Електронний переклад присяжний перекладач може завірити тільки кваліфікованим підписом.
Як у перекладі показано підпис з мого документа?
Перекладач не відтворює підпис, а описує його, наприклад «нерозбірливий підпис», разом з печатками та іншими елементами оригіналу.
Як замовити переклад у потрібній формі?
Надішліть фото чи скан документа e-mailом, через форму або у WhatsApp і виберіть форму: PDF з KPE, папір або KPE + папір. Ми зберемо пропозиції від кількох присяжних перекладачів.
Надішліть фото документа.
Пропозиції від перекладачів зберемо за вас.
Напишіть, який документ треба перекласти, у якій формі (PDF з KPE, папір чи обидві) і на коли. Ми запитаємо кількох присяжних перекладачів.