Apostille na dokumencie z Ukrainy używanym w Polsce
Apostille na dokumencie z Ukrainy używanym w Polsce
Dokument urzędowy z Ukrainy używany w Polsce nie zawsze wymaga apostille. Polska i Ukraina zawarły umowę o pomocy prawnej, zgodnie z którą dokumenty urzędowe sporządzone lub uwierzytelnione przez właściwy organ, opatrzone pieczęcią i podpisem, są uznawane na terytorium drugiego państwa bez legalizacji. W praktyce trzeba jednak sprawdzić wymagania konkretnego urzędu oraz przygotować odpowiednie tłumaczenie na język polski.
Informacje zweryfikowane: 22 lipca 2026 r.W skrócie
Zgodnie z art. 15 obowiązującej umowy polsko-ukraińskiej z 1993 r. wiele ukraińskich dokumentów urzędowych powinno być przyjmowanych w Polsce bez legalizacji i bez apostille, jeżeli dokument ma właściwą formę, podpis i pieczęć.
Apostille może jednak pojawić się na dokumencie albo zostać zażądana przez konkretną instytucję. W takim przypadku uzyskuje się ją na Ukrainie, w organie właściwym dla rodzaju dokumentu. Polski MSZ ani polski konsul nie nadają apostille na dokumentach ukraińskich.
Czy dokument z Ukrainy wymaga apostille w Polsce?
Nie ma jednej odpowiedzi dla wszystkich dokumentów i wszystkich postępowań. Trzeba rozróżnić dwie podstawy prawne:
Umowa polsko-ukraińska
Dokumenty urzędowe spełniające warunki art. 15 umowy powinny być uznawane w drugim państwie bez legalizacji. W takim przypadku apostille co do zasady nie jest potrzebna.
Konwencja haska
Polska i Ukraina są stronami Konwencji o apostille. Gdy apostille jest wymagana lub stosowana, zastępuje tradycyjną legalizację konsularną dokumentu.
Wymaganie konkretnej instytucji
Urząd, uczelnia, sąd albo pracodawca może poprosić o dodatkowe wyjaśnienie autentyczności, właściwy rodzaj dokumentu lub apostille. Warto uzyskać takie wymaganie na piśmie.
Strona polskiej placówki na Ukrainie wskazuje zarówno możliwość posługiwania się apostille, jak i zwraca uwagę na art. 15 umowy, zgodnie z którym ukraińskie oraz polskie dokumenty urzędowe są uznawane bez potrzeby legalizacji.
Ogólne różnice między procedurami opisuje poradnik: apostille a legalizacja – czym się różnią .
Co dokładnie wynika z umowy między Polską a Ukrainą?
Umowa o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych została zawarta w Kijowie 24 maja 1993 r. i nadal obowiązuje. Artykuł 15 dotyczy ważności dokumentów.
Zgodnie z tą regulacją dokumenty sporządzone lub uwierzytelnione przez właściwy organ jednej strony, opatrzone pieczęcią urzędową i podpisem osoby uprawnionej, mają moc dokumentów urzędowych także na terytorium drugiej strony. Nie wymagają legalizacji.
Taką samą moc dowodową mają co do zasady odpisy i tłumaczenia dokumentów, które zostały uwierzytelnione przez właściwy organ.
Jak powołać się na umowę w urzędzie?
Gdy pracownik urzędu żąda apostille, można poprosić o ponowną weryfikację wymagania i wskazać:
- Umowę między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych,
- art. 15 dotyczący ważności dokumentów,
- Dz.U. z 1994 r. Nr 96, poz. 465,
- informację polskiej placówki na Ukrainie, która wprost wskazuje na uznawanie dokumentów bez legalizacji.
Nie oznacza to jednak, że każdy prywatny wydruk lub niepoświadczona kopia musi zostać zaakceptowana. Dokument powinien pochodzić od właściwego organu i posiadać wymagane cechy urzędowe.
Kiedy apostille może być mimo wszystko potrzebna?
Apostille może okazać się potrzebna między innymi wtedy, gdy:
- dokument nie mieści się w zakresie zastosowania umowy dwustronnej lub instytucja ma uzasadnione wątpliwości co do tej podstawy,
- odbiorcą nie jest polski organ, lecz zagraniczny podmiot w innym państwie, do którego dokument trafi pośrednio przez Polskę,
- szczególna procedura wymaga dodatkowego potwierdzenia autentyczności,
- przedstawiono kopię, dokument elektroniczny lub wydruk, którego autentyczności nie można zweryfikować w standardowy sposób,
- instytucja wymaga apostille i odmawia zastosowania zwolnienia, a szybkie uzyskanie dokumentu jest ważniejsze niż prowadzenie sporu,
- sam posiadacz dokumentu chce przygotować go także do użycia w innym państwie stosującym Konwencję haską.
Gdzie uzyskać apostille na dokumencie ukraińskim?
Jeżeli apostille jest rzeczywiście potrzebna, nadaje ją właściwy organ na Ukrainie. Od 1 stycznia 2023 r. kompetencje są podzielone według rodzaju dokumentu.
| Rodzaj dokumentu | Organ nadający apostille na Ukrainie | Przykłady |
|---|---|---|
| Dokumenty edukacyjne i naukowe | Ministerstwo Edukacji i Nauki Ukrainy | Dyplomy, świadectwa, zaświadczenia z instytucji edukacyjnych, programy nauczania i dokumenty akademickie. |
| Dokumenty USC, sądowe, archiwalne i notarialne | Ministerstwo Sprawiedliwości Ukrainy | Akty stanu cywilnego, wyciągi z rejestru, orzeczenia sądowe, dokumenty notarialne i zaświadczenia archiwalne. |
| Zaświadczenia o niekaralności | Ministerstwo Spraw Wewnętrznych Ukrainy | Wyciągi dotyczące odpowiedzialności karnej i niekaralności. |
| Dokumenty migracyjne | Państwowa Służba Migracyjna Ukrainy | Zaświadczenia i wyciągi z rejestrów dotyczących obywatelstwa, migracji oraz danych demograficznych. |
| Dokumenty podatkowe | Państwowa Służba Podatkowa Ukrainy | Certyfikat rezydencji podatkowej i wybrane informacje podatkowe. |
| Pozostałe dokumenty | Ministerstwo Spraw Zagranicznych Ukrainy | Dokumenty, które nie należą do kompetencji pozostałych organów. |
Polski konsul nie pośredniczy w uzyskaniu apostille na Ukrainie. Polski MSZ nie może poświadczyć dokumentu wydanego przez organ ukraiński.
Na jakich dokumentach nie umieszcza się apostille?
Zgodnie z informacją polskiej placówki apostille nie umieszcza się między innymi na:
- dokumentach wydanych przez zagraniczne misje dyplomatyczne Ukrainy,
- dokumentach administracyjnych bezpośrednio związanych z operacjami handlowymi lub celnymi.
Najczęstsze dokumenty z Ukrainy składane w Polsce
| Dokument | Czy apostille jest zawsze konieczna? | Co jest zwykle potrzebne? |
|---|---|---|
| Akt urodzenia, małżeństwa lub zgonu | Nie. Należy uwzględnić art. 15 umowy polsko-ukraińskiej i wymagania właściwego USC. | Oryginał lub właściwy odpis oraz tłumaczenie przysięgłe na język polski. |
| Zaświadczenie o niekaralności | Nie automatycznie. Zależy od procedury i odbiorcy. | Właściwy dokument urzędowy, często z tłumaczeniem przysięgłym. |
| Pełnomocnictwo lub dokument notarialny | Należy sprawdzić umowę, formę dokumentu i wymagania czynności. | Oryginał czynności notarialnej oraz tłumaczenie przysięgłe. |
| Orzeczenie sądu | Zwolnienie z legalizacji nie zastępuje postępowania dotyczącego uznania lub wykonania orzeczenia. | Dokument, tłumaczenie oraz dodatkowe zaświadczenia wymagane przez właściwą procedurę. |
| Dyplom lub świadectwo | Zależy od celu: rekrutacja, uznanie wykształcenia, zawód regulowany lub postępowanie administracyjne. | Oryginał dokumentu, ewentualne właściwe ukraińskie apostille, tłumaczenie i dokumenty dotyczące uznania kwalifikacji. |
Transkrypcja ukraińskiego aktu stanu cywilnego
W sprawie przeniesienia zagranicznego aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu do polskiego rejestru potrzebny jest oryginał zagranicznego dokumentu oraz urzędowe tłumaczenie na język polski.
Tłumaczenie może wykonać polski tłumacz przysięgły, konsul albo osoba uprawniona do wykonywania takich tłumaczeń w państwie UE lub EOG, zgodnie z wymaganiami danej procedury. Dla dokumentów ukraińskich trzeba dodatkowo uwzględnić zwolnienie wynikające z umowy dwustronnej.
Ukraiński dyplom lub świadectwo używane w Polsce
Apostille na ukraińskim dyplomie nadaje właściwy organ na Ukrainie, przede wszystkim Ministerstwo Edukacji i Nauki Ukrainy. Polska NAWA nie nadaje apostille na zagranicznych dyplomach.
Trzeba też odróżnić trzy różne czynności:
- apostille, która potwierdza urzędowy charakter dokumentu,
- tłumaczenie dokumentu na język polski,
- uznanie wykształcenia lub kwalifikacji w Polsce.
Apostille nie oznacza automatycznej równoważności ukraińskiego dyplomu z polskim dyplomem i nie przyznaje prawa do wykonywania zawodu regulowanego.
Polski poradnik o dyplomach wyjaśnia również zasadę, że zagraniczny dokument poświadcza się w kraju jego wydania: apostille na dyplomie – procedura i właściwy organ .
Czy ukraiński dokument trzeba przetłumaczyć na polski?
W wielu polskich postępowaniach dokument sporządzony po ukraińsku trzeba złożyć wraz z tłumaczeniem przysięgłym na język polski. Dotyczy to między innymi spraw w urzędach stanu cywilnego, sądach, urzędach administracyjnych i części postępowań zawodowych.
Tłumaczenie powinno obejmować cały przedstawiany komplet:
- treść dokumentu głównego,
- pieczęcie, podpisy i adnotacje,
- apostille, jeżeli znajduje się na dokumencie,
- poświadczenia notarialne i sądowe,
- wszystkie strony oraz trwale połączone załączniki.
Nie należy tłumaczyć wyłącznie pierwszej strony, gdy na odwrocie znajdują się pieczęcie albo urzędowe adnotacje.
Czy tłumaczenie z Ukrainy wykonane przez ukraińskiego tłumacza wystarczy?
To zależy od postępowania. W wielu polskich urzędach wymagane jest tłumaczenie wykonane przez tłumacza przysięgłego wpisanego na listę Ministra Sprawiedliwości albo inną osobę wyraźnie dopuszczoną przez przepisy danej procedury. Zwykłe tłumaczenie ukraińskie lub poświadczenie lokalnego biura może nie wystarczyć.
Kolejność przygotowania dokumentu opisuje poradnik: tłumaczenie przed czy po apostille .
Co zrobić krok po kroku?
Ustal cel złożenia dokumentu
Określ, czy dokument trafi do USC, sądu, uczelni, pracodawcy, urzędu wojewódzkiego, urzędu skarbowego albo innej instytucji.
Zapytaj o wymagany rodzaj dokumentu
Potwierdź, czy potrzebny jest oryginał, odpis, wyciąg, dokument papierowy, określona data wydania albo dodatkowe zaświadczenie.
Sprawdź zastosowanie umowy polsko-ukraińskiej
Zapytaj, czy instytucja przyjmie dokument bez apostille na podstawie art. 15 umowy z 1993 r. W razie odmowy poproś o wskazanie podstawy wymagania apostille.
Uzyskaj apostille na Ukrainie tylko wtedy, gdy jest potrzebna
Zwróć się do organu właściwego dla danego rodzaju dokumentu. Polski organ nie może nadać apostille na ukraińskim dokumencie.
Zleć tłumaczenie kompletnego dokumentu
Przekaż tłumaczowi wszystkie strony, apostille, pieczęcie, poświadczenia i załączniki. Podaj nazwę polskiej instytucji oraz cel wykorzystania dokumentu.
Zachowaj oryginał i kopię całego kompletu
Przed złożeniem dokumentów wykonaj czytelny skan. Sprawdź, czy urząd zatrzyma oryginał, czy jedynie go okażesz.
Ile kosztuje przygotowanie dokumentu z Ukrainy?
Koszt zależy od tego, czy apostille jest w ogóle potrzebna. Umowa dwustronna może pozwolić uniknąć tej czynności.
| Element | Gdzie jest realizowany? | Od czego zależy koszt? |
|---|---|---|
| Wydanie dokumentu | Właściwy organ na Ukrainie | Od rodzaju dokumentu i aktualnych opłat ukraińskich. |
| Apostille | Właściwy organ na Ukrainie | Od rodzaju dokumentu, sposobu złożenia i aktualnych zasad właściwego organu. |
| Tłumaczenie przysięgłe | U tłumacza uprawnionego do przekładu na język polski | Od liczby stron, ilości tekstu, apostille, języka i terminu realizacji. |
| Przesyłka lub pełnomocnik | W Polsce lub na Ukrainie | Od sposobu uzyskania i dostarczenia dokumentu. |
Ogólne składniki kosztów opisuje strona: ile kosztuje apostille i legalizacja dokumentów .
Potrzebujesz tłumaczenia dokumentu z Ukrainy?
Prześlij wyraźny skan wszystkich stron dokumentu, pieczęci, apostille i załączników. Podaj, do jakiej polskiej instytucji dokument będzie składany. Dzięki temu wycena obejmie cały komplet, a tłumacz będzie znał cel przekładu.
Wyślij dokument do bezpłatnej wycenyLinguaforum wykonuje tłumaczenia dokumentów. Nie nadaje apostille, nie reprezentuje organów ukraińskich i nie podejmuje za polski urząd decyzji o zastosowaniu umowy dwustronnej.
Najczęstsze pytania
Czy ukraiński akt urodzenia wymaga apostille w Polsce?
Nie zawsze. Art. 15 umowy polsko-ukraińskiej przewiduje uznawanie dokumentów urzędowych bez legalizacji, jeżeli spełniają wymagania dotyczące podpisu i pieczęci. Trzeba jednak sprawdzić wymagania właściwego USC oraz przygotować urzędowe tłumaczenie.
Czy Polska i Ukraina mają umowę znoszącą legalizację dokumentów?
Tak. Obowiązująca umowa o pomocy prawnej z 1993 r. przewiduje, że dokumenty urzędowe spełniające wskazane warunki są uznawane w drugim państwie bez legalizacji.
Czy apostille można uzyskać w Polsce na dokumencie ukraińskim?
Nie. Apostille na dokumencie wydanym na Ukrainie uzyskuje się od właściwego organu ukraińskiego. Polski MSZ i polski konsul nie nadają takiej klauzuli.
Czy ukraiński dokument bez apostille trzeba tłumaczyć?
W wielu polskich postępowaniach tak. Zwolnienie z legalizacji nie oznacza zwolnienia z obowiązku przedstawienia tłumaczenia przysięgłego na język polski.
Gdzie uzyskać apostille na ukraińskim dyplomie?
W organie właściwym na Ukrainie, zasadniczo w Ministerstwie Edukacji i Nauki Ukrainy. Polska NAWA nie poświadcza zagranicznych dyplomów.
Czy apostille na notarialnym oświadczeniu potwierdza ukraiński dyplom?
Nie. Potwierdza podpis i uprawnienie notariusza, ale nie autentyczność dyplomu. Apostille dotycząca dokumentu edukacyjnego powinna pochodzić od właściwego organu edukacyjnego i odnosić się do samego dokumentu.
Czy polski urząd może mimo umowy zażądać apostille?
Może się zdarzyć, że instytucja takiego dokumentu zażąda. Warto wtedy poprosić o ponowną analizę art. 15 umowy oraz o wskazanie podstawy prawnej wymagania.
Czy trzeba tłumaczyć ukraińską apostille?
Jeżeli apostille jest częścią dokumentu składanego w Polsce, tłumaczenie całego kompletu powinno obejmować także klauzulę, podpisy, pieczęcie i pozostałe poświadczenia.
Źródła urzędowe
Sposób stosowania dokumentu zależy od konkretnego postępowania. Przed uzyskaniem apostille sprawdź aktualne informacje:
Chcesz przetłumaczyć dokumenty urzędowe, takie jak np. akty stanu cywilnego, świadectwa szkolne, dokumenty samochodowe, prawa jazdy lub inne standaryzowane dokumenty wydane przez organ Państwowy?
Przejdź bezpośrednio do sklepu, wybierz swój dokument i zleć błyskawiczne tłumaczenie.
