Apostille na akcie urodzenia może być potrzebne, gdy polski dokument będzie przedstawiany w państwie uznającym Konwencję haską. Nie oznacza to jednak, że każdy akt urodzenia używany za granicą musi otrzymać apostille. W części spraw prowadzonych w Unii Europejskiej dodatkowe poświadczenie jest zbędne.

Kiedy akt urodzenia wymaga apostille?

Apostille potwierdza urzędowy charakter dokumentu, podpis osoby, która go wystawiła, oraz autentyczność pieczęci. Nie potwierdza prawdziwości danych wpisanych w akcie urodzenia i nie zastępuje jego tłumaczenia.

Właściwa procedura zależy przede wszystkim od kraju, w którym dokument będzie używany:

Pełne porównanie procedur znajdziesz w centrum wiedzy: apostille i legalizacja dokumentów .

Czy polski akt urodzenia potrzebuje apostille w Unii Europejskiej?

Rozporządzenie UE 2016/1191 upraszcza przedstawianie niektórych dokumentów urzędowych pomiędzy państwami członkowskimi. Dokumenty dotyczące urodzenia należą do grupy, dla której organ państwa UE nie może wymagać apostille ani legalizacji.

Zwolnienie z apostille nie oznacza automatycznie, że urząd przyjmie dokument wyłącznie w języku polskim. W zależności od sprawy możliwe są trzy rozwiązania:

• urząd zaakceptuje polski dokument bez tłumaczenia,
• do aktu zostanie dołączony wielojęzyczny formularz standardowy,
• potrzebne będzie tłumaczenie wymagane przez instytucję przyjmującą.

Odpis skrócony czy zupełny aktu urodzenia?

MSZ może nadać apostille na akt stanu cywilnego spełniający wymagania formalne. To, czy w danej sprawie potrzebny jest odpis skrócony, zupełny albo odpis wielojęzyczny, ustala jednak instytucja zagraniczna.

Nie zamawiaj automatycznie odpisu zupełnego tylko dlatego, że zawiera więcej informacji. Może ujawniać dane, których odbiorca nie potrzebuje. Najpierw potwierdź wymagany rodzaj dokumentu.

Jaki akt urodzenia można przedstawić do apostille?

Zgodnie z instrukcją MSZ akt wydany przez urząd stanu cywilnego powinien zawierać:

• okrągłą pieczęć urzędu,
• pieczątkę imienną urzędnika,
• podpis urzędnika.

Dokument musi mieć postać umożliwiającą urzędowe poświadczenie. MSZ nie nadaje apostille na:

• zwykłej kserokopii aktu urodzenia,
• samodzielnie wykonanym skanie lub wydruku pliku,
• wydruku dokumentu pobranego z platformy ePUAP.

Jak uzyskać apostille na akcie urodzenia?

Szczegółowe informacje o wniosku, płatności i sposobach składania dokumentów zawiera poradnik: jak uzyskać apostille w Polsce .

Ile kosztuje apostille na akcie urodzenia?

Opłata skarbowa za wydanie apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Jeżeli przedstawiasz dwa odrębne akty urodzenia, każdy z nich jest rozliczany osobno.

Całkowity koszt sprawy może obejmować także:

• wydanie odpisu aktu urodzenia przez urząd stanu cywilnego,
• przesyłkę dokumentów do MSZ i przesyłkę zwrotną,
• tłumaczenie przysięgłe aktu urodzenia i apostille,
• ewentualne dodatkowe wymagania instytucji zagranicznej.

Szersze zestawienie znajduje się na stronie: koszt apostille i legalizacji dokumentów .

Czy trzeba jechać do Warszawy?

Nie. Dokument można wysłać do Referatu ds. Legalizacji MSZ korespondencyjnie z Polski lub z zagranicy. Do przesyłki trzeba dołączyć oryginalny dokument, wniosek i wydrukowane potwierdzenie opłaty.

Wizyta osobista odbywa się w miejscu obsługi interesantów MSZ po wcześniejszej rezerwacji. Adres wizyt jest inny niż adres przeznaczony do wysyłki dokumentów.

Czy apostille i akt urodzenia trzeba przetłumaczyć?

Apostille nie jest tłumaczeniem. Potwierdza urzędowy charakter dokumentu, ale nie przedstawia treści aktu urodzenia w języku wymaganym przez zagraniczną instytucję.

Jeżeli potrzebne jest tłumaczenie całego kompletu, najczęściej najpierw uzyskuje się apostille, a następnie tłumacz przysięgły tłumaczy:

• treść aktu urodzenia,
• apostille,
• pieczęcie, podpisy i adnotacje,
• informacje o cechach dokumentu istotnych dla tłumaczenia.

Odbiorca może jednak określić inną kolejność albo zażądać tłumaczenia wykonanego przez tłumacza działającego w państwie docelowym. Przed rozpoczęciem procedury przeczytaj: tłumaczenie przed czy po apostille .

Najczęstsze pytania