Apostille nie jest potrzebne przy przedstawianiu w jednym państwie Unii Europejskiej określonych dokumentów urzędowych wydanych przez organ innego państwa UE. Wynika to z rozporządzenia (UE) 2016/1191, stosowanego od 16 lutego 2019 r. Zwolnienie nie obejmuje jednak każdego dokumentu i nie oznacza automatycznie, że urząd nie może wymagać tłumaczenia albo dodatkowych dokumentów merytorycznych.

Kiedy dokument można złożyć w UE bez apostille?

Zwolnienie z apostille wynikające z rozporządzenia 2016/1191 działa, gdy łącznie spełnione są podstawowe warunki:

Rozporządzenie obejmuje dokumenty urzędowe, w tym dokumenty administracyjne, akty notarialne, orzeczenia sądowe oraz określone dokumenty konsularne, o ile odnoszą się do jednej z objętych dziedzin.

Gdy dokument nie spełnia tych warunków, trzeba sprawdzić zasady wynikające z Konwencji haskiej, umów międzynarodowych albo prawa państwa docelowego. Zobacz: apostille a legalizacja – czym się różnią .

Jakie dokumenty są zwolnione z apostille w UE?

Rozporządzenie obejmuje dokumenty urzędowe, których głównym celem jest stwierdzenie jednego z następujących faktów:

Zwolnienie obejmuje zarówno oryginalne dokumenty urzędowe, jak i ich poświadczone kopie w zakresie określonym w rozporządzeniu.

Jakich dokumentów i spraw rozporządzenie nie obejmuje?

Rozporządzenie nie znosi apostille dla każdego dokumentu krążącego pomiędzy państwami UE. Nie ma zastosowania między innymi do:

• dokumentów wydanych przez organy państwa spoza Unii Europejskiej,
• poświadczonych kopii dokumentów państwa trzeciego sporządzonych przez organ państwa UE,
• dokumentów dotyczących spraw niewymienionych w rozporządzeniu,
• prywatnych dokumentów bez urzędowego poświadczenia,
• automatycznego uznania treści, skutków prawnych lub uprawnień wynikających z dokumentu,
• automatycznego uznania kwalifikacji zawodowych lub akademickich,
• obowiązku przedstawienia innych dokumentów wymaganych w konkretnym postępowaniu.

Dyplomy i kwalifikacje

Sam fakt, że dyplom został wydany w państwie UE, nie oznacza, że rozporządzenie 2016/1191 zapewnia jego automatyczne uznanie albo zwalnia go z każdej formy poświadczenia. Dokumenty edukacyjne nie zostały objęte ogólnym katalogiem dziedzin rozporządzenia.

Trzeba osobno sprawdzić zasady rekrutacji, uznania wykształcenia lub wykonywania zawodu regulowanego. Podobnie dokumenty handlowe, celne, podatkowe oraz większość dokumentacji przedsiębiorców nie korzystają ze zwolnienia tylko dlatego, że pochodzą z UE.

Czy dokument bez apostille trzeba przetłumaczyć?

Zwolnienie z apostille i zwolnienie z tłumaczenia to dwie różne kwestie. Dokument może nie wymagać apostille, ale nadal może wymagać przekładu.

Organ przyjmujący nie może wymagać tłumaczenia, gdy dokument jest:

• sporządzony w języku urzędowym miejsca, w którym jest przedstawiany,
• sporządzony w innym języku, który dane państwo wyraźnie akceptuje,
• dołączony do odpowiedniego wielojęzycznego standardowego formularza, a informacje w formularzu są wystarczające do rozpatrzenia sprawy.

Jeżeli tłumaczenie jest wymagane, państwo przyjmujące powinno uznać tłumaczenie uwierzytelnione wykonane przez osobę uprawnioną zgodnie z prawem innego państwa UE.

Gdy tłumaczenie jest potrzebne, warto przygotować je dopiero po zebraniu ostatecznego kompletu dokumentów. Więcej: tłumaczenie przed czy po apostille .

Jak działa wielojęzyczny standardowy formularz?

Wielojęzyczny standardowy formularz jest pomocą tłumaczeniową dołączaną do określonego dokumentu urzędowego. Wydaje go na wniosek organ, który wydał albo ma wydać dokument.

Formularze są dostępne dla wybranych dokumentów dotyczących między innymi:

• urodzenia i pozostawania przy życiu,
• zgonu,
• małżeństwa, zdolności do zawarcia małżeństwa i stanu cywilnego,
• zarejestrowanego związku partnerskiego, zdolności do jego zawarcia i statusu związku,
• miejsca zamieszkania lub pobytu,
• braku wpisu w rejestrze karnym.

Formularz:

• musi być dołączony do dokumentu źródłowego,
• nie ma samodzielnej mocy prawnej,
• powiela najważniejsze dane zawarte w dokumencie,
• może podlegać opłacie ustalonej przez właściwy organ,
• nie zastępuje dokumentu ani nie rozszerza jego treści i skutków prawnych.

Formularz wielojęzyczny a wielojęzyczny odpis aktu

To nie są te same dokumenty. Wielojęzyczny odpis aktu stanu cywilnego jest samodzielnym odpisem wydawanym na podstawie właściwych regulacji. Wielojęzyczny standardowy formularz UE jest natomiast dodatkiem do krajowego dokumentu i służy przede wszystkim jako pomoc tłumaczeniowa.

Czy urząd może żądać oryginału i poświadczonej kopii?

Rozporządzenie upraszcza również zasady dotyczące kopii dokumentów. Organ nie powinien wymagać jednoczesnego przedstawienia oryginału dokumentu urzędowego oraz jego poświadczonej kopii.

Jeżeli państwo przyjmujące dopuszcza złożenie poświadczonej kopii zamiast oryginału, powinno zaakceptować kopię poświadczoną w państwie UE, które wydało dokument.

Nie oznacza to, że urząd musi zawsze przyjąć kopię zamiast oryginału. Może wymagać oryginału, jeżeli przepisy danego postępowania nie przewidują zastąpienia go kopią.

Co się dzieje, gdy urząd ma wątpliwości co do dokumentu?

Brak apostille nie pozbawia urzędu możliwości sprawdzenia autentyczności. Jeżeli organ ma uzasadnione wątpliwości, może:

• porównać dokument z wzorami dostępnymi w repozytorium UE,
• zwrócić się do organu państwa wydania o weryfikację za pośrednictwem systemu wymiany informacji na rynku wewnętrznym IMI,
• poprosić o wyjaśnienie niezgodności lub przedstawienie dokumentu w odpowiedniej formie.

Urząd nie powinien zastępować mechanizmu weryfikacji rutynowym żądaniem apostille dla dokumentu objętego rozporządzeniem.

Co powiedzieć, gdy urząd żąda apostille?

Poproś o sprawdzenie, czy dokument podlega rozporządzeniu 2016/1191. Warto wskazać:

• rodzaj dokumentu,
• państwo UE, które go wydało,
• dziedzinę wymienioną w rozporządzeniu,
• informację, że rozporządzenie jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach UE od 16 lutego 2019 r.

W razie podtrzymania żądania poproś o jego podstawę prawną na piśmie. Być może problem nie dotyczy autentyczności, lecz wymaganego rodzaju dokumentu, tłumaczenia albo uznania skutków prawnych.

Co zrobić przed złożeniem dokumentu w innym państwie UE?

Gdy dokument nie jest objęty unijnym zwolnieniem, dalszą procedurę znajdziesz na stronie: apostille w Polsce – procedura, koszt i wniosek .

Najczęstsze pytania