¿Cómo ser productivo en casa (no solo durante la cuarentena)?

Como ser productivo en casa

El tema de ser productivo siempre fue popular, pero considerando las circunstancias en las que todos nos hemos encontrado estos días, con respecto al virus, hacen que esta pregunta o, mejor dicho la respuesta, sea aún más deseable.

Algunas personas estaban acostumbradas a trabajar desde casa, por lo que el cambio repentino de no trabajar en la oficina no fue tan brusco para ellas. Sin embargo, para aquellas que nunca habían experimentado tal cosa, como la mayoría de los estudiantes que estaban acostumbrados a ir a la escuela o universidad, fue mucho más difícil adaptarse a esto. Especialmente si no tenían buenas condiciones para estudiar en casa (como compartir habitación con hermanos o no disponer de ordenador propio) o, en general, poco espacio personal y paz para estudiar con eficacia). Dado que ir a un café no es una opción en este momento, he investigado un poco y he recopilado información que podría ayudarte a estudiar o trabajar de manera más eficiente. Entonces, ¿qué nos ayudará realmente a ser productivos?

12 consejos para ser productivo en casa

(según Dustin Smithi)

1. Crea una oficina en casa o un espacio dedicado a trabajar/estudiar

Una manera de separar tu vida laboral de tu vida familiar es crear un espacio dedicado a trabajo. Idealmente, este espacio sería un lugar permanente para trabajar en una habitación separada para que todos en su hogar sepan que si la puerta está cerrada, estás trabajando/estudiando. Si no hay espacio para crear una oficina en tu casa, intenta encontrar un área tranquila y semiprivada para instalar una estación dedicada a trabajar allí. Esto es especialmente importante si compartes casa o piso con un compañero, cónyuge o hijos.

2. Crea una configuración que te guste

¿Te encantan los monitores duales? ¿Tienes una silla cómoda en la que puedas sentarte durante largos períodos? Trabaja mejor en un espacio con luz solar natural. Prepárate para el éxito creando un espacio de trabajo que te guste y que te ayude a ser productivo y facilite tu rutina diaria. Si es posible, intenta imitar tu configuración en la oficina para poder mantenerte concentrado y con la mentalidad de trabajo adecuada.

Muse, una popular empresa de desarrollo profesional y búsqueda de empleo, publicó recientemente una guía útil para diseñar una oficina en casa en la que realmente querer trabajar.

3. Establece límites para las personas con las que vives.

Establece reglas básicas y límites para las personas con que las vives sobre lo que pueden y que no pueden hacer mientras estás trabajando/estudiando. Establece una clara distinción entre el tiempo libre y las horas de trabajo, esto garantizará que tus niveles de productividad se mantengan altos y vayas a poder concentrarse.

Esto es especialmente importante para los padres que trabajan con niños en casa. Probablemente recuerdas el video que se volvió viral en 2017 de los hijos de Robert Kelly interrumpiendo una entrevista que estaba haciendo con la BBC.

Mientras una cierta cantidad de interrupciones por parte de los niños es inevitable, proporcionar pautas claras sobre dónde los niños pueden jugar, los momentos durante el día en que estarás disponible para interactuar con ellos y los períodos específicos de tiempo en los que no debes ser molestado te ayudarán a trabajar con menos distracciones. Los padres que trabajan, también pueden encontrar útil crear un simple sistema de señalización roja de “stop” y verde “puedes entrar” situado en su escritorio o puerta de la oficina para indicar si están disponibles o no.

4. Silencia notificaciones

La investigación muestra que el usuario promedio de un smartphone recibe 46 notificaciones por día y revisa su teléfono 58 veces al día o más. A menos que tengan una relación directa con tu trabajo, no necesitas WhatsApp, iMessage, Facebook Messenger y otras plataformas de mensajería de redes sociales timbrando mientras estas trabajando. Durante las horas de trabajo, pon tu teléfono en silencio o fuera de vista para concentrarte únicamente en el trabajo.

5. Crea una rutina constante (y síguela)

Una de las mejores formas de empezar a trabajar desde casa, tener buen comienzo y desarrollar hábitos de trabajo saludables es crear una rutina y seguirla. Justo como trabajar en una oficina tradicional, debes mantener un horario de trabajo regular y constante. Pon una alarma para que no te duermas hasta tarde y decide a qué hora comenzarás a trabajar cada mañana, cuándo almorzarás y cuándo dejarás de trabajar por el día. Al principio, puede ser difícil, pero con el tiempo tu rutina diaria de trabajo desde casa se convertirá en un hábito y te ayudará a concentrarte. Las aplicaciones populares como Habit y Productive también son excelentes herramientas para seguir tus objetivos y establecer recordatorios hasta que los nuevos hábitos se conviertan en algo natural.

6. Prioriza tu trabajo

¿Qué necesita ser hecho lo antes posible? ¿Qué puede esperar para mañana? Crea una lista de todas las tareas que necesitas realizar y luego arregla las tareas en orden de importancia. La lista te ayudará a mantener la concentración y compromiso con la realización de las tareas diarias. Pero asegúrate de que la lista sea realista, en lo que puedes lograr en un día determinado. Utiliza la lista de tareas como guía para crear tus bloques de tiempo diarios.

7. Usa el bloqueo de tiempo

El bloqueo de tiempoii es una forma sencilla de dividir tu día en partes de tiempo para diferentes tipos de tareas y actividades. Esto es excelente para mantener un equilibrio saludable entre tu vida profesional y tu vida privada, ya que tendrá horas de inicio y finalización claramente definidas durante tu día. Puedes programar horarios para hacer ejercicios, tomar descansos, comer y socializarte y evitar sentirte abrumado con su carga de trabajo. El bloqueo de tiempo también es excelente para la gestión del tiempo y la productividad en tu día. Crea bloques de tiempo para trabajar en tareas específicas como responder correos electrónicos, preparar y asistir a reuniones y trabajar en proyectos te ayudará a mantenerte enfocado en completar las tareas de manera efectiva.

8. Toma descansos

Es importante tomar descansos durante el día por su salud mental. En lugar de sentarte en tu escritorio y ver videos de YouTube o navegar por las redes sociales, sal de tu espacio de trabajo y pasa tiempo con tu familia, lee algo que no esté relacionado con el trabajo o sal a caminar. También puede resultarte beneficioso tomarte un descanso para el almuerzo de 30 minutos o una hora completa para recargar energías a la mitad del día.

9. Ten charlas virtuales casuales

Una encuesta de 2018 mostró que el 20% de los trabajadores remotos sienten que la soledad es su mayor lucha. Muchos trabajadores tradicionales de la oficina están acostumbrados a tener conversaciones informales sobre temas no relacionados con el trabajo con sus colegas. Esto permite a los empleados establecer conexiones personales y descansar de las presiones laborales diarias.

Puede parecer contraproducente, pero un estudio de los empleados de Bank of America mostró que los trabajadores más productivos pertenecían a equipos muy unidos y hablaban con frecuencia con sus compañeros de trabajo. Puedes crear canales privados en herramientas de chat como Slack y Microsoft Teams para tener conversaciones informales no relacionadas con el trabajo con compañeros de trabajo.

Alternativamente, para agregar un elemento más humano a la conversación, conéctate con los miembros de tu equipo y juega con algunos rompehielos virtuales en una sala de descanso virtual usando Lifesize. La interacción cara a cara puede agregar una rápida dosis de ligereza y risa a su día.

10. Aprende a decir no

Estudios indican que cuanta más dificultad tengas para decir que no, más probabilidades tendrá de experimentar estrés, agotamiento profesional e incluso depresión. Aprender a decir que no cuando tienes demasiado en tu plato es una forma poderosa de protegerse de sentirse abrumado. Esto se aplica tanto a su vida laboral como a su vida personal.

Comprometerse con demasiadas tareas al mismo tiempo puede afectar la calidad de tu trabajo y tu productividad. Si estás seguro de que no puedes asumir la cantidad adicional de trabajo, sé directo y claro con la persona que solicita tu ayuda y pide a tu manager que te aclare las prioridades. Recuerda, decir no a un nuevo compromiso, te da la oportunidad de cumplir con éxito los proyectos actuales y te ayudará a evitar establecer una falsa expectativa con los colegas, sobre cuánto puedes hacer a la vez.

11. Elige una hora de parada definitiva cada día

Puedes suponer que trabajar desde casa te da un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida privada, pero casi un tercio de los trabajadores remotos dicen que luchan por lograr un buen equilibrio. Sin una hora definitiva para dejar de trabajar todas las noches, es fácil difuminar las líneas entre la vida familiar y   laboral. Parte de ser productivo, mientras se trabaja desde casa, es no sentirse estresado, así que establece una hora todos los días para cerrar su ordenador portátil y alejarse del trabajo. Incluso puedes configurar una alarma para que suene a una hora específica que te recuerde que es hora de comenzar a guardar tu trabajo y desconectarte hasta el próximo día laboral.

12. Sal afuera

Por último, tómate un tiempo para salir y tomar aire fresco y luz solar con regularidad. Es fácil sentirse atrapado y estresado cuando se trabaja en el interior todo el día. Sal a caminar, anda en bicicleta, haz ejercicio o cualquier cosa para hacer tu sangre bombear. Invita a otras personas de tu hogar a unirse a ti. Los estudios demuestran que salir a la calle puede mejorar tu memoria, ayudar a combatir la depresión y reducir la presión arterial.

No olvides las herramientas que te ayudarán a tener éxito

Internet confiable

Sin una Internet confiable, es difícil trabajar desde casa de manera efectiva. Asegúrate de tener suficiente ancho de banda para unirse a las videollamadas y mantenerse conectado durante la jornada laboral. Tenga en cuenta cuántos dispositivos están conectados a Internet al mismo tiempo. ¿Tus niños usan WiFi? ¿Tu smart TV está transmitiendo video? ¿Otras personas de tu hogar también utilizan Internet mientras trabajan desde casa? Si su conexión no es sólida, establezca reglas básicas sobre cuándo otras personas en su hogar pueden estar en línea o mantén tu videoconferencias con otros trabajadores de su hogar si es posible.

Videoconferencia de calidad

La videoconferencia basada en la nube es especialmente útil para los empleados que trabajan desde casa, ya que pueden conectarse fácilmente a una videollamada desde cualquier dispositivo inteligente u ordenador portátil. La interacción cara a cara agrega un elemento humano a la conversación y te permite conectarte a un nivel más profundo con tus clientes, socios y compañeros de trabajo.

En respuesta a la pandemia de coronavirus, Lifesize ofrece un servicio de videoconferencia gratuito e ilimitado a todas las empresas globales durante seis mesesiii. Nuestro objetivo es apoyar a las empresas y los empleados lo mejor que podamos durante este momento difícil y mantener el mundo en funcionamiento.

Herramientas de chat basadas en texto

Las aplicaciones de mensajería instantánea como Microsoft Teams y Slack son excelentes para conversaciones rápidas, espontáneas y basadas en texto para ayudarte a mantenerse conectado con tu equipo durante la jornada laboral. Además de los mensajes de texto, también puedes enviar GIF y videos en las plataformas, lo que hace que los mensajes sean más interesantes. Todos los archivos y chats se sincronizan, archivan y consultable para que puedas encontrar chats y documentos en el futuro en todos sus dispositivos. También puedes crear canales únicos para que grupos más pequeños de compañeros de trabajo o departamentos puedan trabajar juntos en tareas y proyectos específicos.

Herramientas de gestión de proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos como Asana, Trello y Monday.com están diseñadas para ayudarlo a mantenerse organizado y encaminado. Estas herramientas son especialmente útiles para colaborar en proyectos que tienen muchas partes móviles y facilitan ver cuándo vencen las tareas, quién está asignado a cada tarea y el progreso general para garantizar que cada proyecto se complete correctamente y a tiempo.

Conclusión

No es tan fácil separar la vida laboral de la vida personal cuando se trabaja desde casa en tiempos de coronavirus. Para que sea más fácil acostumbrarse a esto, intenta realizar una rutina de trabajo regular como si fueras a tu oficina todos los días. Establece horas claras de inicio y finalización, así como descansos a lo largo del día. Si es posible, configura una estación que es similar a la que tienes en la oficina. Todos estos pasos te ayudarán a adoptar una mentalidad de trabajo y te mantendrán concentrado durante todo el día. Para evitar sentirte solo y desconectado de tu equipo, especialmente durante estos tiempos de incertidumbre, usa aplicaciones de chat y videoconferencias cara a cara durante todo el día para tener conversaciones informales con sus compañeros de trabajo.

Introducción y traducción: Marta Czerkawska

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