Regulamin świadczenia usług

§ 1. Warunki ogólne

1. Linguaforum – biuro tłumaczeń prowadzące działalność gospodarczą pod nazwą TRZECIA POŁOWA Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Sarmacka 1A/82. Dane rejestracyjne spółki: NIP: PL9512492465, Regon: 384657490.
2. Linguaforum świadczy odpłatne usługi tłumaczeń pisemnych specjalistycznych i uwierzytelnionych, tłumaczeń ustnych, obsługi technicznej konferencji, usługi lokalizacji oraz usługi składu graficznego (DTP) zgodnie z niniejszym Regulaminem Współpracy, zwanym dalej „Regulaminem” oraz przyjętymi dobrymi praktykami.

§ 2. Zasady składania zamówień

1. Materiały do tłumaczenia wysyłane są do Biura Tłumaczeń Linguaforum w formie elektronicznej na adres: biuro@linguaforum.eu w postaci załącznika, przez formularz kontaktowy na stronie www, lub dostarczane osobiście przez Klienta do siedziby biura w Warszawie, ul. Sarmacka 1A/82.
2. Na podstawie otrzymanych materiałów, Klientowi będzie przygotowana wycena i podany termin realizacji.
3. W przypadku stałych Klientów, warunkiem do rozpoczęcia realizacji zlecenia jest otrzymanie od Klienta akceptacji wyceny kosztów i terminu przygotowanej przez Biuro Tłumaczeń Linguaforum .
4. W przypadku nowych Klientów, warunkiem do rozpoczęcia realizacji zlecenia jest wykonanie przez Klienta przedpłaty na rzecz Biura Tłumaczeń Linguaforum w wysokości podanej w wycenie.
5. Akceptując wycenę Klient potwierdza przyjęcie do wiadomości i akceptację warunków niniejszego „Regulaminu świadczenia usług”.
6. Linguaforum zastrzega sobie prawo wykonywania Zlecenia przy pomocy swoich podwykonawców.

§ 3. Klauzula poufności

1. Strony zobowiązują się do zachowania bezwzględnej poufności wszelkich informacji uzyskanych przy realizacji Zlecenia w celu prawidłowego jego wykonania. Linguaforum udostępni informacje poufne wyłącznie swoim pracownikom i podwykonawcom w celu realizacji Zlecenia. Pracowników i podwykonawców Linguaforum obowiązuje bezwzględna poufność wszelkich informacji.
2. Na życzenie Klienta Linguaforum może zawrzeć z Klientem odrębną umowę stanowiącą zobowiązanie do zachowania poufności lub przekazać pisemną dodatkową deklarację Zobowiązania do przestrzegania tajemnicy.

§ 4. Prawa autorskie

1. Jeśli nie została podpisana odrębna umowa na wykonanie usług wchodzących w zakres oferty Linguaforum, Klient nabywa autorskie prawa majątkowe do zleconej usługi bezpośrednio po zapłacie pełnego wynagrodzenia na podstawie faktury VAT wystawionej przez Linguaforum.

§ 5. Ochrona danych osobowych

1. Linguaforum informuje, iż w zakresie danych osobowych, stosuje wszelkie wymagania wynikające z obowiązujących przepisów, w szczególności Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanego dalej „RODO”).
2. W zależności od celu, w jakim dane osobowe są udostępniane, każdy taki przypadek wiąże się z wyrażeniem dobrowolnej zgody przez Klienta lub uzyskaniem przez niego informacji zgodnych z art. 13 RODO.

§ 6. Tłumaczenia pisemne

1. Standardowa strona rozliczeniowa w przypadku tłumaczeń specjalistycznych (nieprzysięgłych) liczy 1500 znaków ze spacjami tekstu po przetłumaczeniu (tzw. tekst docelowy). Każda rozpoczęta strona liczona jest z dokładnością do połowy strony z zaokrągleniem w górę.
2. Standardowa strona rozliczeniowa w przypadku tłumaczeń przysięgłych liczy 1125 znaków ze spacjami tekstu po przetłumaczeniu (tzw. tekst docelowy). Każda rozpoczęta strona liczona jest jako cała strona.
3. Cena tłumaczenia pisemnego specjalistycznego nie obejmuje przygotowania tekstu do publikacji. W przypadku tekstów przeznaczonych do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji, Klient zobowiązany jest poinformować Linguaforum o tym fakcie. Jeśli Klient tłumaczy tekst do szerokiego rozpowszechniania lub do publikacji i nie zleci Linguaforum wykonania dodatkowej redakcji i korekty przyjmuje się, że wykona ją we własnym zakresie.
4. W przypadku tłumaczeń uwierzytelnionych tekst tłumaczenia przekazywany jest Zleceniodawcy na wydruku, w jednym egzemplarzu.
5. Linguaforum może dostarczyć więcej egzemplarzy tłumaczenia uwierzytelnionego (tzw. kopia tłumaczenia) za dodatkową opłatą, wynoszącą 30%-50% ceny tłumaczenia za dodatkowy egzemplarz.
6. Tekst do tłumaczenia uwierzytelnionego powinien zostać dostarczony tłumaczowi w oryginale, o ile klient go posiada. W przeciwnym razie tłumacz może umieścić w tłumaczeniu adnotację, że zostało ono wykonane na podstawie kopii.

§ 7. Tłumaczenia ustne i obsługa techniczna tłumaczeń

1. Czas pracy tłumacza liczony jest od godziny rozpoczęcia tłumaczenia do godziny zakończenia tłumaczenia określonych w Zleceniu, łącznie z przerwami pomiędzy poszczególnymi częściami tłumaczenia. Rozliczenie następuje jednak zgodnie z faktycznym czasem trwania tłumaczenia, który liczony jest od godziny stawienia się tłumacza do pracy do godziny zwolnienia go przez Zamawiającego z wykonywania tłumaczenia.
2. W przypadku tłumaczeń konsekutywnych jednostką rozliczeniową jest blok 2-godzinny lub 4-godzinny. Minimalne wynagrodzenie za tłumaczenie konsekutywne w jednym dniu jest równe stawce za 2 lub 4 godziny pracy 1 tłumacza.
3. W przypadku tłumaczeń symultanicznych jednostką rozliczeniową jest blok 4-godzinny. Minimalne wynagrodzenie za tłumaczenie symultaniczne w jednym dniu jest równe stawce za 4 godziny pracy 2 tłumaczy.
4. Każdy rozpoczęty blok 4-godzinny liczy się jako pełny blok a w przypadku rozliczenia godzinowego każda rozpoczęta godzina pracy liczy się jako pełna.
5. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych minimalne dzienne wynagrodzenie za tłumaczenie jest równe stawce za 8 godzin pracy.
6. W przypadku tłumaczeń wyjazdowych Klient zobowiązany jest pokryć koszty dojazdu, zakwaterowania i wyżywienia tłumacza.
7. Wynagrodzenie za pracę tłumacza w niedziele i święta lub w późnych godzinach nocnych jest równe 200% stawki podstawowej.
8. Tłumacz ustny symultaniczny ma prawo odmówić wykonania tłumaczenia w przypadku niesprawnej aparatury dostarczonej przez Klienta.
9. Klient ma prawo odwołać Zlecenie bez żadnych konsekwencji:
   a) najpóźniej na 3 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, w przypadku tłumaczeń ustnych, których przewidziany czas trwania wynosi do 1 dnia,
   b) najpóźniej na 5 dni robocze przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, w przypadku tłumaczeń ustnych, których przewidziany czas trwania wynosi do 2 dni,
   c) najpóźniej na 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem tłumaczenia, w przypadku tłumaczeń ustnych, których przewidziany czas trwania wynosi powyżej 3 dni.
10. W przypadku odwołania Zlecenia w terminie krótszym niż przewidziany w punkcie 9, Klient zapłaci karę umowną w wysokości 30% jego ceny. W przypadku odwołania Zlecenia na 2 dni robocze przed tłumaczeniem ustnym Klient zapłaci karę umowną w wysokości 50% jego ceny. Natomiast w przypadku odwołania Zlecenia na jeden dzień przed tłumaczeniem ustnym lub w dniu jego realizacji, Klient zapłaci karę umowną w wysokości 100% jego ceny.
11. Linguaforum może żądać wpłaty zaliczki na poczet realizacji Zlecenia. W tej sytuacji Linguaforum przystępuje do pracy nad realizacją usługi niezwłocznie po otrzymaniu pisemnego Zlecenia oraz zaliczki. Płatność zaliczki następuje gotówką lub przelewem na konto Linguaforum na podstawie faktury VAT lub faktury pro forma.

§ 8. Usługi lokalizacyjne i składu graficznego (DTP)

1. W przypadku wykonywania usług lokalizacyjnych Linguaforum zawiera odrębną umową na wykonanie Zlecenia, której warunki są ustalane przez Strony w drodze indywidualnych uzgodnień.
2. Standardowa jednostka rozliczeniowa w przypadku usług DTP to strona fizyczna wydruku. Strony mogą też ustalić rozliczenie w oparciu o ilość grafik podlegających obróbce lub ilość roboczogodzin.
3. W przypadku gdy Klient nie zleci Linguaforum korekty po składzie DTP, przyjmuje się, że wykona ją we własnym zakresie.

§ 9. Sposoby płatności za usługę

1. Linguaforum udostępnia Klientowi następujące sposoby płatności z tytułu umowy sprzedaży:
   a) przelewem na rachunek bankowy Linguaforum.
   b) za pośrednictwem platformy Przelewy24 szybkie płatności elektroniczne za pośrednictwem upoważnionego serwisu PayPro S.A. z siedzibą w Poznaniu, 60-327, przy ul. Kanclerskiej 15.
   c) za pośrednictwem serwisu PayPal (Europe) S.à r.l. & Cie, S.C.A z siedzibą pod adresem L-1150 w Luksemburgu.
   d) gotówką przy odbiorze osobistym w siedzibie głównej przy ul. Sarmackiej 1A/82 w Warszawie.

§ 10. Zasady dokonywania płatności

1. Linguaforum dokonuje kalkulacji wynagrodzenia za Zlecenie w oparciu o aktualny cennik poszczególnych usług i szczegółowe zasady wynagradzania za właściwe usługi. Podstawą do zapłaty wynagrodzenia jest faktura VAT wystawiona przez Linguaforum.
2. Klient upoważnia Linguaforum do wystawienia faktury VAT bez podpisu odbiorcy.
3. Stały Klient zobowiązuje się do zapłaty wszelkich płatności w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury. Dłuższe terminy płatności Linguaforum może ustalić z Klientem w drodze indywidualnych uzgodnień.

§ 11. Cennik usług tłumaczeniowych

1. Cena za stronę rozliczeniową tłumaczenia, w przypadku tłumaczeń zwykłych rozumiana jest jako cena za 1500 znaków ze spacjami, liczonymi w tekście docelowym przetłumaczonym. Przy tłumaczeniach przysięgłych stawka za stronę oznacza cenę za 1125 znaków ze spacjami liczonych w tekście przetłumaczonym.
2. Jeżeli format tekstu przekazanego do tłumaczenia nie pozwala na uzyskanie rzetelnego oszacowania liczby znaków – wówczas wycena z ofertą jest szacunkowa a ostateczne rozliczenie następuje po wykonaniu tłumaczenia.
   Cennik ogólny dla tłumaczeń pisemnych, znajduje się na stronie Cennik tłumaczenia

§ 12. Rezygnacja Klienta z tłumaczenia

1. Klient w dowolnym momencie ma prawo zrezygnować z realizacji Zamówienia, pod warunkiem uregulowania należności za wykonaną już część Zamówienia. Nie ma możliwości rezygnacji z Zamówienia, jeżeli zostało ono już wykonane. Klientom, którzy dokonali przedpłaty zwracana jest różnica pomiędzy wpłacaną kwotą, a należnością za wykonane do tej pory tłumaczenie.
2. W przypadku rezygnacji z tłumaczeń ustnych zastosowanie mają punkty 9 oraz 10 paragrafu 7 (§ 7. Tłumaczenia ustne i obsługa techniczna tłumaczeń).

§ 13. Reklamacje

1. Reklamacje zawierające merytoryczne uzasadnienie wad tłumaczenia winny być zgłaszane w formie pisemnej pod rygorem ich bezskuteczności. Uzasadnione reklamacje będą usuwane przez Linguaforum nieodpłatnie w trybie natychmiastowym, o ile zostaną zgłoszone w terminie 14 dni kalendarzowych od dnia przekazania tłumaczenia Zamawiającemu. Zgłoszenie reklamacji nie wpływa na termin zapłaty za usługę.
2. Reklamacje za błędy merytoryczne w tłumaczeniu wynikające z błędów występujących w tekście oryginału nie są uwzględniane.
3. Wysokość odszkodowania za wszelkie poniesione szkody związane z wykonaniem tłumaczenia, ogranicza się do wysokości wynagrodzenia netto (bez podatku VAT) należnego Linguaforum za wykonanie tego zlecenia.

§ 14. Postanowienia końcowe

1. Informacje zamieszczone na witrynie internetowej Linguaforum oraz cennik usług nie stanowią oferty w rozumieniu Kodeksu Cywilnego.
2. Miejscem zawarcia i wykonania umowy między Stronami jest siedziba Linguaforum.
3. Odpowiedzialność Linguaforum jest ograniczona do wysokości wynagrodzenia netto (bez podatku VAT) należnego Linguaforum za wykonanie zleconej usługi.
4. Linguaforum nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia i usterki wynikłe z działania siły wyższej, opóźnienie dostawy z winy Poczty (firmy kurierskiej), awarii sprzętu komputerowego, awarii łączy internetowych i telefonicznych oraz przerw w dostawie prądu.
5. Klient zobowiązuje się, iż nie będzie nawiązywał kontaktów handlowych w zakresie wykonywania tłumaczeń z tłumaczami wykonującymi tłumaczenie dla Linguaforum jako pracownicy lub jego podwykonawcy bez pośrednictwa Linguaforum w okresie 24 miesięcy od wykonania ostatniego tłumaczenia na rzecz Klienta przez Linguaforum.
6. Linguaforum zastrzega sobie możliwość zmiany niniejszego Regulaminu oraz cennika usług. Złożenie Zlecenia po aktualizacji Regulaminu czy cennika będzie traktowane jako akceptacja wprowadzonych zmian.
7. Klient zobowiązuje się do zabezpieczenia Linguaforum przed wszelkimi roszczeniami stron trzecich powstałych wskutek naruszenia przez niego przepisów prawnych, zwłaszcza pokrycia wszelkich roszczeń wynikających z tego tytułu.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy prawa, w szczególności przepisy Kodeksu Cywilnego oraz Ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych z 4 lutego 1994 r. (Dz.U. Nr 24, poz. 83 z późniejszymi zmianami).
9. Wszelkie spory między stronami, co do wystąpienia wad w wykonanych przez Linguaforum usługach świadczonych na podstawie Regulaminu będą rozstrzygane polubownie, a w razie braku porozumienia przez sąd właściwy dla siedziby Linguaforum. Strony zgodnie ustalają właściwość prawa polskiego i poddają się jurysdykcji sądów polskich