Apostille na polskim dyplomie ukończenia studiów nadaje Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej, czyli NAWA. Dokumentu uczelnianego nie składa się w tym celu bezpośrednio w MSZ. Przed rozpoczęciem procedury trzeba ustalić, czy państwo docelowe wymaga apostille, legalizacji, tłumaczenia albo uznania kwalifikacji.

Kiedy dyplom ukończenia studiów wymaga apostille?

Apostille może być potrzebne, gdy polski dyplom będzie przedstawiany w państwie stosującym Konwencję haską, a zagraniczna instytucja wymaga urzędowego potwierdzenia dokumentu.

Dotyczy to między innymi spraw związanych z:

• podjęciem pracy za granicą,
• kontynuowaniem studiów lub rozpoczęciem kształcenia doktorskiego,
• uznaniem kwalifikacji w zawodzie regulowanym,
• postępowaniem wizowym, pobytowym albo migracyjnym,
• rejestracją w zagranicznej izbie lub organizacji zawodowej,
• przedstawieniem dokumentacji pracodawcy lub organowi publicznemu.

Nie każdy polski dyplom używany za granicą automatycznie wymaga apostille. Decydują przepisy państwa docelowego i wymagania instytucji, która będzie przyjmować dokument.

Podstawowe różnice opisuje poradnik: apostille a legalizacja – czym się różnią .

Dlaczego apostille na dyplomie wydaje NAWA, a nie MSZ?

Od 1 lutego 2018 r. NAWA odpowiada za nadawanie apostille na polskich dokumentach związanych z przebiegiem i ukończeniem studiów wyższych. W przypadku takich dokumentów Agencja jest organem właściwym do przeprowadzenia procedury.

Apostille wydana przez NAWA potwierdza:

• autentyczność podpisu znajdującego się na dokumencie,
• charakter, w jakim działała osoba podpisująca dokument,
• tożsamość pieczęci lub stempla, którymi opatrzono dokument,
• autentyczność i tożsamość pieczęci urzędowej.

NAWA nie potwierdza w tej procedurze poprawności danych osobowych, programu studiów, przyznanego tytułu ani faktu wydania dyplomu konkretnej osobie. Takie dane może potwierdzić uczelnia prowadząca dokumentację absolwenta.

Jakie dokumenty uczelniane poświadcza NAWA?

NAWA poświadcza dokumenty wydane przez polskie uczelnie. W zależności od rodzaju dokumentu Agencja przyjmuje oryginały, odpisy wydane przez uczelnię lub duplikaty.

NAWA nie poświadcza między innymi:

• tłumaczeń przysięgłych i odpisów notarialnych,
• dyplomów wydanych przez zagraniczne uczelnie,
• zaświadczeń o przyjęciu na studia,
• zaświadczeń dotyczących praktyk, staży i części kwalifikacji zawodowych,
• dokumentów niepochodzących od polskiej uczelni.

Jak uzyskać apostille na dyplomie w NAWA?

Co powinien zawierać komplet?

• wygenerowany, wydrukowany i podpisany wniosek,
• dokumenty przeznaczone do poświadczenia w wymaganej formie,
• wydrukowane potwierdzenie wniesienia odpowiedniej opłaty,
• pełnomocnictwo, jeżeli wniosek podpisuje pełnomocnik właściciela.

Ogólną procedurę dla innych polskich dokumentów opisuje: apostille w Polsce – procedura, koszt i wniosek .

Ile kosztuje apostille na dyplomie i suplemencie?

Opłata za apostille wynosi 60 zł za każdy poświadczany dokument. Liczy się liczba dokumentów, a nie liczba ukończonych studiów ani liczba składanych wniosków.

Do kosztu mogą dojść opłaty za wydanie odpisu lub duplikatu przez uczelnię, przesyłkę dokumentów oraz tłumaczenie. Więcej przykładów zawiera poradnik: ile kosztuje apostille i legalizacja dokumentów .

Ile czeka się na apostille w NAWA?

Aktualna instrukcja NAWA wskazuje termin rozpatrzenia i weryfikacji kompletnego wniosku wynoszący do 60 dni od jego złożenia i zarejestrowania. W wyjątkowych sytuacjach termin może zostać przekroczony.

NAWA nie poświadcza dokumentów od ręki. Wnioski są rozpatrywane zgodnie z kolejnością wpływu. Agencja informuje również, że nie odpowiada na pytania o status przed upływem 60 dni od otrzymania i zarejestrowania dokumentów.

Czy trzeba umawiać wizytę?

Nie. Komplet można złożyć w kancelarii NAWA od poniedziałku do piątku w godzinach 8:30–16:30 bez wcześniejszej rezerwacji. Kancelaria przyjmuje dokumenty, ale nie dokonuje ich merytorycznej weryfikacji na miejscu.

Jak odebrać dokumenty?

We wniosku można wskazać odbiór osobisty, odbiór przez osobę upoważnioną albo przesyłkę pocztową. NAWA odsyła dokumenty bezpośrednio wyłącznie do państw Unii Europejskiej, Islandii, Liechtensteinu, Norwegii i Szwajcarii. W innych przypadkach potrzebny jest adres pełnomocnika do doręczeń w Polsce.

Co zamiast apostille dla państwa niestosującego Konwencji haskiej?

Gdy państwo docelowe nie stosuje apostille, dokument uczelniany przechodzi inną procedurę:

1. uwierzytelnienie dokumentu w NAWA,
2. legalizacja poświadczenia w Ministerstwie Spraw Zagranicznych,
3. w razie wymogu — dalsza czynność w ambasadzie lub konsulacie państwa przeznaczenia.

Uwierzytelnienie w NAWA i legalizacja w MSZ to dwie odrębne czynności i dwie opłaty. Dla tej ścieżki pomocny będzie poradnik: legalizacja dokumentów w MSZ .

Dyplom przetłumaczyć przed czy po apostille?

W typowej procedurze najpierw uzyskuje się apostille na polskim dyplomie lub suplemencie, a następnie tłumaczy cały komplet. Dzięki temu tłumaczenie może obejmować:

• treść dyplomu,
• treść suplementu, jeżeli jest składany,
• klauzulę apostille,
• pieczęcie, podpisy i adnotacje,
• informacje o zabezpieczeniach i cechach dokumentu.

Nie zawsze potrzebne jest jednak tłumaczenie polskiej wersji dyplomu. Uczelnia może wydać oficjalny odpis dyplomu albo suplement w języku obcym, a zagraniczny odbiorca może taki dokument zaakceptować. Potwierdź to przed zamówieniem przekładu.

Szczegółowe warianty opisuje strona: tłumaczenie przed czy po apostille .

Najczęstsze pytania