Jak uzyskać legalizację dokumentów w Polsce

Jak uzyskać legalizację dokumentów w Polsce legalizacja dokumentów apostille

Na czym polega legalizacja dokumentów?

Legalizacja dokumentów to poświadczenie, że dany dokument jest autentyczny tzn. został wydany przez uprawnioną do tego instytucję. Dzięki tej procedurze może być on używany za granicą. Innymi słowy, legalizacja jest niezbędna, gdy pragniemy posługiwać się danym dokumentem za granicą. W innym przypadku dokument ten nie jest uznawany za wiarygodny. *Proces legalizacji dokumentów obowiązuje w przypadku państw, które nie podpisały konwencji haskiej z 1961 r.

Czym jest klauzula Apostille?

W roku 1961 została podpisana konwencja haska, dzięki której system poświadczania dokumentów został ujednolicony poprzez zniesienie wymogów legalizacji dokumentów urzędowych. Oznacza to, że kraje które podpisały konwencję respektują dokumenty poświadczone specjalną klauzulą apostille. Ponadto nie jest wymagana dodatkowa legalizacja dokumentów w placówkach dyplomatycznych danego kraju, co usprawnia formalności. Apostille funkcjonuje zarówno jako osobny dokument jak i pieczęć na dokumencie.

Rodzaje dokumentów wymagających legalizacji/apostille:

Akty stanu cywilnego 

  • Są to dokumenty wydane przez Urząd Stanu Cywilnego m. in  akty urodzenia, zawarcia małżeństwa czy zgonu
  • Aby taki dokument mógł zostać zalegalizowany lub otrzymać klauzulę Apostille wymagana jest pieczęć okrągła urzędu, podpis urzędnika oraz jego pieczątka imienna

     

Tłumaczenia przysięgłe

  • Są to tłumaczenia dokumentów prawnych wykonane przez osoby do tego uprawnione

     

Dokumenty notarialne

  • Są to dokumenty urzędowe, które potwierdzają dokonanie danej czynności prawnej i  zostały sporządzone przez osobę do tego uprawnioną, czyli notariusza 
  • Do dokumentów notarialnych zaliczają się: umowy i pełnomocnictwa. Natomiast w  skład odpisów dokumentów notarialnych wchodzą: paszporty, dowody osobiste, zaświadczenia lekarskie czy dowody rejestracyjne pojazdu
  • Aby zalegalizować taki dokument wymagane jest poświadczenie przez sąd miejscowy lub okręgowy, który posiada wzory podpisów i pieczęci notariuszy
Jak uzyskać legalizację dokumentów w Polsce legalizacja dokumentów apostille

Dokumenty sądowe

  • Są to wszelkie pozwy, wnioski, wyroki oraz akty rozwodowe czy adopcyjne
  • Aby taki dokument mógł zostać zalegalizowany lub otrzymać klauzulę Apostille wymagane jest poświadczenie przez właściwy miejscowy sąd okręgowy

     

Dokumenty handlowe

  • Są to faktury, rachunki, paragony oraz raporty fiskalne
  • Aby zalegalizować taki dokument wymagane jest poświadczenie przez Krajową Izbę Gospodarczą (KIG) lub właściwą miejscowo regionalną izbę gospodarczą

Dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe

  • Są to dyplomy ukończenia studiów, suplementy do dyplomów, dyplomy doktorskie i  habilitacyjne, świadectwa ukończenia studiów podyplomowych oraz zaświadczenia  ukończenia studiów. *Warto pamiętać, że inne dokumenty uwierzytelnia uczelnia, która je wydała
  • Aby ubiegać się o legalizację tego rodzaju dokumentów należy uwierzytelnić je  w  odpowiedniej instytucji:
    • W przypadku uczelni wyższych jest to Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA)
    • W przypadku Akademii Morskiej w Gdyni lub Szczecinie jest to Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju
    • W przypadku uczelni wojskowej jest to Departament Nauki i  Szkolnictwa Wojskowego
    • W przypadku uczelni medycznej jest to Ministerstwo Zdrowia
    • W przypadku uczelni artystycznej jest to Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego

Świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy i zaświadczenia, wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne

  • W przypadku placówek oświatowych przy przedstawicielstwach dyplomatycznych, urzędach konsularnych i przedstawicielstwach wojskowych RP, dokumenty uwierzytelnia Ministerstwo Edukacji Narodowej
  • W przypadku placówek kształcenia ustawicznego bądź praktycznego, dokumenty uwierzytelnia kurator oświaty właściwy ze względu na siedzibę szkoły
  • W przypadku dokumentów wydawanych przez okręgowe komisje egzaminacyjne, uwierzytelnia je dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej

     

Zaświadczenia o niekaralności

  • Wydawane są w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego w sądach rejonowych i okręgowych 

Odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego

  • Aby zalegalizować takie dokumenty wymagana jest pieczęć Centralnej Informacji Krajowego Rejestru Sądowego oraz podpis pracownika KRS
Jak uzyskać legalizację dokumentów w Polsce legalizacja dokumentów apostille

Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze

  • Uwierzytelnieniem tego rodzaju dokumentów zajmuje się Związek Rzemiosła Polskiego

Dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydawane przez PAN i instytuty naukowe

  • Aby takie dokumenty mogły zostać zalegalizowane lub otrzymać klauzulę Apostille wymagane jest poświadczenie przez Prezesa Polskiej Akademii Nauk

Odpisy z CEIDG

  • Aby zalegalizować takie dokumenty wymagana jest pieczęć Ministra Rozwoju Pracy i Technologii oraz podpis pracownika tego ministerstwa

Inne dokumenty urzędowe

  • Aby takie dokumenty mogły zostać zalegalizowane lub otrzymać klauzulę Apostille wymagana jest pieczęć urzędu, podpis urzędnika oraz jego pieczątkę imienną

Jak uzyskać legalizację dokumentów w Polsce:

  1. Aby dokonać legalizacji niektórych dokumentów, wymagane jest ich uwierzytelnienie przez odpowiednie instytucje.
  2. Dokument należy zalegalizować w Referacie ds. Legalizacji MSZ. Aby to zrobić konieczne jest wypełnienie wniosku, który można złożyć osobiście lub przez osobę trzecią, jak również korespondencyjnie.
  3. Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej (26 zł za każdy dokument) oraz dokumenty, które mają zostać poświadczone. *Warto pamiętać o  konieczności dołączenia tłumaczenia przysięgłego, które można uzyskać w biurze tłumaczeń.

W przypadku złożenia wniosku osobiście lub przez osobę trzecią, dokument zostanie zalegalizowany tego samego dnia. Natomiast czas oczekiwania na  legalizację dokumentów w formie korespondencyjnej wynosi od 2 do 3 tygodni.

4. Po uzyskaniu legalizacji MSZ niezbędna jest dodatkowa legalizacja dokumentu, zrealizowana w placówce dyplomatycznej bądź konsulacie danego państwa. *Warto pamiętać, że w każdej placówce dyplomatycznej obowiązują inne zasady.

Czas oczekiwania na legalizację dokumentów zależy od danej placówki dyplomatycznej.

Jak uzyskać legalizację dokumentów w Polsce legalizacja dokumentów apostille

Jak uzyskać apostille w Polsce?

    1. Aby dokonać legalizacji niektórych dokumentów, wymagane jest ich uwierzytelnienie przez odpowiednie instytucje.
    2. O nadanie apostille w Polsce należy ubiegać się w Referacie ds. Legalizacji MSZ. Aby  to zrobić konieczne jest wypełnienie wniosku, który można złożyć osobiście lub przez osobę trzecią, jak również korespondencyjnie.
    3. Do wniosku należy dołączyć potwierdzenie dokonania opłaty skarbowej (60 zł za każdy dokument) oraz dokumenty, które mają zostać poświadczone. *Warto pamiętać o  konieczności dołączenia tłumaczenia przysięgłego, które można uzyskać w biurze tłumaczeń.

       

W przypadku złożenia wniosku osobiście lub przez osobę trzecią, dokument zostanie zalegalizowany tego samego dnia. Natomiast czas oczekiwania na  nadanie apostille w formie korespondencyjnej wynosi od 2 do 3 tygodni.

Ważne!

    • Nie można uzyskać legalizacji lub nadania apostille na kserokopii dokumentu lub jego wydruku z systemu epuap.
    • Legalizacja dokumentów nie traci na ważności, chyba że limit czasowy posiada sam dokument .
    • Ministerstwo Spraw Zagranicznych nie legalizuje kopii poświadczeń za zgodność kopii z oryginałem wydanych przez izby gospodarcze.
    • Opłaty skarbowej nie można dokonać w Urzędzie. Do tego, konieczne jest udanie się do Kasy Urzędu Miasta Stołecznego Warszawy przy ul. Nowogrodzkiej 43, najbliższej poczty lub wykonanie przelewu.


Chcąc dokonać legalizacji dokumentów bądź uzyskać klauzuli apostille należy pamiętać, że jest to możliwe tylko i wyłącznie w Warszawie

Napisała: Julia Śliwak

Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest
Share on linkedin
Share on tumblr

Newsletter

Zapisz się do Newslettera i otrzymuj powiadomienia o najnowszych wpisach i promocjach

Wysyłając swój adres mailowy wrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych – Administratorem danych osobowych jest firma Trzecia Połowa Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul Sarmacka 1A/82

Popularne wpisy