Podpis elektroniczny i tłumaczenie uwierzytelnione. Jak się ze sobą łączą?

Podpis Elektroniczny Tłumacz Przysięgły

Podpisy posiadają ogromną moc. Te „gryzmoły” już od tysięcy lat służą do autoryzacji, odrzucania, zatwierdzania i wyrażania zgody podczas przeprowadzania przeróżnych procedur i formalności. Jednak powoli zaczyna się to zmieniać. Już nie potrzebujemy długopisu, by podpisać dokument na papierze. Podpis cyfrowy w pojedynku z podpisem tradycyjnym zdecydowanie wygrywa… I nie ma co się dziwić! Ta technologia zrewolucjonizowała wiele sektorów. Przykładem mogą być tłumaczenia, a konkretniej, tłumaczenia uwierzytelnione. 
Jeśli chcesz dowiedzieć się, w jaki sposób podpisy elektroniczne zmieniają świat tłumaczeń uwierzytelnionych, ten artykuł jest dla ciebie idealny! Czy podpisane elektronicznie tłumaczenie uwierzytelnione jest prawomocne? Jak działają podpisy elektroniczne? Jakie zalety ma podpis elektroniczny i czym różni się od tradycyjnego podpisu? Czym jest e-podpis kwalifikowany i do czego służy certyfikat podpisu osobistego?  Znajdziesz tu odpowiedzi na wszystkie te pytania.

Czym jest podpis elektroniczny? Podpis kwalifikowany.

Podpis elektroniczny to prosta, skuteczna i prawnie wiążąca metoda weryfikacji integralności dokumentów cyfrowych. To nowy, nowoczesny sposób na potwierdzenie tożsamości osoby podpisującej. Co więcej, jest to metoda bardzo bezpieczna. Podpis cyfrowy może zastąpić podpis tradycyjny w przypadku właściwie każdego dokumentu. Można go stosować na przykład w plikach PDF, umowach, fakturach, formularzach, wiadomościach e-mail lub, o czym zaraz opowiemy więcej, tłumaczeniach uwierzytelnionych.

Podpis elektroniczny bez wątpienia ułatwił codzienne życie nie tylko instytucji, ale również zwykłych ludzi.

Uwaga! Zeskanowany i zdigitalizowany podpis odręczny nie ma tej samej mocy prawnej co podpis elektroniczny. Według art. 3 rozporządzenia eIDAS z dnia 23 lipca 2014 r. podpis elektroniczny „jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego”. Oznacza to, że, aby podpis cyfrowy był prawomocny, osoba wystawiająca go musi posiadać certyfikat podpisu osobistego. Taki podpis nazywamy wtedy: podpis kwalifikowany.

Dlaczego podpis kwalifikowany jest tak przydatny?

podpis kwalifikowany podpis cyfrowy certyfikat podpisu osobistego e podpis
Podpis kwalifikowany to e-podpis cyfrowy + certyfikat podpisu osobistego

Wpływ podpisów elektronicznych jest bardzo pozytywny. Przede wszystkim, informacje gromadzone przez podpis cyfrowy są niezwykle ciężkie do podrobienia, dzięki czemu śmiało można stwierdzić, że podpis elektroniczny jest dużo bardziej bezpieczny niż podpis tradycyjny.

Zanim pojawił się podpis cyfrowy, wszystkie umowy i transakcje potwierdzane były za pomocą składanego osobiście odręcznego podpisu na papierze, ale teraz wygląda to już zupełnie inaczej. Dzięki rozwojowi biznesów online, większość dokumentów i elementów przepływu pracy istnieje w formie cyfrowej. Okazuje się, że podpisy elektroniczne dodatkowo zwiększają efektywność przepływu pracy, a w porównaniu z procedurami opartymi na dokumentach papierowych, podpisy elektroniczne są znacznie skuteczniejsze w optymalizacji różnych procedur.

Co więcej, jak już pisaliśmy, podpis elektroniczny może być używany do weryfikacji niemal każdego dokumentu. Nie wspomnieliśmy jednak jeszcze o tym, że podpis cyfrowy można złożyć z poziomu każdego komputera lub smartphone’a. Podpisywanie dokumentów nigdy nie było tak łatwe i wygodne.

Same korzyści! Nie dziwi więc fakt, że tyle instytucji i firm wprowadza do swojej pracy podpisy elektroniczne.

Czym jest tłumaczenie uwierzytelnione?

Wspominaliśmy już, że podpis kwalifikowany (elektroniczny) zrewolucjonizował świat tłumaczeń uwierzytelnionych. Ale czym właściwie jest tłumaczenie uwierzytelnione? To usługa przekładu oficjalnego dokumentu z jednego języka na inny. Aby tłumaczenie można było uznać za tłumaczenie uwierzytelnione, tłumacz musi potwierdzić jego zgodność z oryginałem oraz poprawność za pomocą swojej oficjalnej pieczątki i podpisu. Pamiętaj – nie wszyscy tłumacze to tłumacze uwierzytelnieni! W Polsce trzeba bowiem zdać oficjalny egzamin, by zostać tłumaczem przysięgłym (uwierzytelnionym).

Tłumaczenie uwierzytelnione to bardzo pożądana i popularna usługa. Korzysta z niego wiele osób, które potrzebują przetłumaczyć oficjalne dokumenty. Przykładowo, są to osoby, które wyjeżdżają na studia za granicę i muszą przedstawić tam swój wykaz ocen, osoby, które chcą wziąć ślub w kraju innym niż ojczysty czy firmy, które zawiązują umowy handlowe z firmami zagranicznymi. Tak naprawdę, każdy z nas może w którymś momencie swojego życia potrzebować skorzystać z usługi tłumacza uwierzytelnionego.

Dlaczego podpis tłumacza przysięgłego jest tak ważny?

Tłumacz uwierzytelniony jest pośrednikiem pomiędzy dwiema instytucjami pochodzącymi z różnych państw. Jest swego rodzaju “notariuszem od języków”. Podpis i pieczątka tłumacza uwierzytelnionego służą do poświadczenia, że tłumaczenie stanowi całkowitą i wierną kopię oryginalnego dokumentu. To właśnie podpis (odręczny czy cyfrowy) zapewnia tłumaczeniu międzynarodową moc prawną.

Jeżeli tłumaczenie nie jest wierne oryginałowi lub jest sfałszowane, tłumacz przysięgły może mieć problemy prawne. Podpisując tłumaczenie, profesjonalny tłumacz poświadcza, że zawartość przetłumaczonego tekstu jest spójna z zawartością tekstu oryginalnego. Właśnie dlatego podpis kwalifikowany odgrywa tak ważną rolę w tłumaczeniach przysięgłych.

 

Podpis elektroniczny i tłumacze przysięgli

Wszyscy tłumacze, także ci uwierzytelnieni, pracują zdalnie.  Jednak tym, co odróżnia tłumaczy przysięgłych od innych tłumaczy, jest właśnie konieczność oficjalnego podpisania tłumaczonego tekstu. Co więcej, przez długi czas, przetłumaczony przysięgle dokument musiał być przesłany w formie fizycznej. Forma cyfrowa dokumentów tłumaczonych przysięgle nie była powszechnie wykorzystywana – aż do nadejścia pandemii COVID-19. Od pewnego czasu, tłumacz przysięgły może poświadczyć wierności swojego tłumaczenia z oryginałem za pomocą podpisu elektronicznego. Zmieniła się również forma przekazywania dokumentów – teraz można już bez żadnego problemu przesyłać przetłumaczone przysięgle dokumenty w formie cyfrowej.

Podpisy cyfrowe stanowią ogromne ułatwienie dla tłumaczy przysięgłych oraz ich klientów.

Cyfrowe tłumaczenie uwierzytelnione. Prawomocność i zastosowanie podpisów cyfrowych w tłumaczeniach uwierzytelnionych.

Zacznijmy od wyjaśnienia terminu cyfrowe tłumaczenie uwierzytelnione. Nie chodzi tutaj bynajmniej o tłumaczenia uwierzytelnione zeskanowane i zapisane w formie cyfrowej. Wiemy, że wiele klientów używają terminu cyfrowe tłumaczenie uwierzytelnione do określania tłumaczeń uwierzytelnionych, które zostały zeskanowane i dzięki temu mogą być przesyłane z użyciem Internetu. Jednak w tym artykule przez frazę cyfrowe tłumaczenie uwierzytelnione mamy na myśli te tłumaczenia uwierzytelnione, których wierność z oryginałem została poświadczona za pomocą podpisu cyfrowego (elektronicznego) – te, do których zatwierdzenia został użyty podpis kwalifikowany.

Przyjrzyjmy się przepisom dotyczącym prawomocności podpisów elektronicznych. Artykuł 25 rozporządzenia eIDAS przyznaje podpisom elektronicznym tę samą moc prawną, co podpisom odręcznym. Rozporządzenie funkcjonuje w każdym z państw członkowskich Unii Europejskiej. Oznacza to, że podpis elektroniczny uznawany jest przez każde z państw członkowskich UE, niezależnie w jakim kraju został złożony. Na szczęście, tyczy się to również tłumaczeń uwierzytelnionych.

Podpis cyfrowy i tłumaczenie uwierzytelnione w Polsce

Ze względu na pandemię, sektor tłumaczeń uwierzytelnionych uznał za stosowne przyspieszenie procesu cyfryzacji swoich usług, ponieważ coraz więcej osób zaczęło korzystać z opcji podpisywania dokumentów za pomocą podpisu elektronicznego. Oczywiście, aby podpisane w ten sposób dokumenty miały moc prawną, tłumacz, który posługuje się podpisem cyfrowym, musi posiadać odpowiedni certyfikat podpisu osobistego uprawniający do jego stosowania, a więc posiadać tak zwany podpis kwalifikowany. 

Jednak posiadanie przez tłumacza odpowiedniego certyfikatu to nie wszystko. Tłumaczenia uwierzytelnione podpisane elektronicznie muszą spełniać te same wymagania i specyfikacje co tłumaczenia uwierzytelnione podpisane odręcznie. Przekład uwierzytelniony cyfrowo, podobnie jak tłumaczenie uwierzytelnione odręcznie, musi spełniać konkretne wymogi dotyczące podpisu, pieczątki, certyfikacji i zgodności z oryginałem.

podpis kwalifikowany podpis cyfrowy certyfikat podpisu osobistego e podpis
Cyfrowy e-podpis kwalifikowany ma wiele zalet! 🙂

Zalety stosowania podpisów cyfrowych w tłumaczeniach uwierzytelnionych

Jak widzimy, podpis cyfrowy ma wiele niezaprzeczalnych zalet. Jest to narzędzie niezwykle przydatne nie tylko dla różnych organizacji i instytucji, ale również dla tłumaczy przysięgłych. Poniżej wymieniamy kilka powodów, dla których warto poprosić o zastosowanie podpisu elektronicznego w zleconych przez ciebie tłumaczeniach:

Rzetelność

Stworzone za pomocą odpowiednich narzędzi podpisy elektroniczne są naprawdę godne zaufania. W podpisach elektronicznych oficjalnych dokumentów wymagany jest certyfikat podpisu osobistego. Oficjalny podpis cyfrowy pozwala zidentyfikować osobę podpisującą i poświadcza nienaruszalności zawartych w dokumencie informacji. Ta metoda, w przeciwieństwie do podpisów odręcznych, uniemożliwia wprowadzenie zmian w podpisanych dokumentach.

Co z tego wynika? Osoba, która posługuje się podpisem cyfrowym, nie będzie mogła zaprzeczyć wcześniejszemu podpisaniu dokumentu. Nie będzie mogła również stwierdzić, że w dokumencie zostały wprowadzone zmiany już po złożeniu podpisu.

Bezpieczeństwo

Szyfrowanie cyfrowe i ścieżki audytu sprawiają, że podpisy elektroniczne są zapieczętowane, bezpiecznie przechowywane i chronione przed hakerami, przeciekami i innymi zagrożeniami.

Podpis kwalifikowany zapewnia dodatkową ochronę dokumentu. W przeciwieństwie do standardowego dokumentu podpisanego odręcznie, dokument z podpisem cyfrowym wykrywa wszelkie próby zmian i manipulacji podpisem. Gdy ktoś podejmie próbę jakiejkolwiek zmiany podpisu elektronicznego, staje się on nieważny i unieszkodliwiony.

Krótki czas oczekiwania

Być może podpisanie dokumentu za pomocą podpisu cyfrowego zajmuje tyle samo czasu co zrobienie tego odręcznie. Jednak używając podpisu elektronicznego, oszczędzamy bardzo dużo czasu na zarządzaniu dokumentem i wysyłaniu go.

W ten sposób możesz otrzymać swój przetłumaczony dokument w zaledwie kilka chwil. Zupełnie inaczej wygląda sprawa w przypadku tłumaczeń podpisanych odręcznie. Jeśli klient przebywa w innym kraju lub, co więcej, na innym kontynencie, okres potrzebny na dostarczenie przetłumaczonego dokumentu niezwykle się wydłuża. Dzięki podpisowi elektronicznemu, wystarczy jedno kliknięcie, by wysłać klientowi zamówione tłumaczenie dokumentu.

Opłacalność

Podpis kwalifikowany pozwala na wyeliminowanie dodatkowych kosztów wysyłki dokumentów. Już w przypadku wysyłek w obrębie jednego państwa jest to spora oszczędność. A co dopiero w przypadku przesyłki międzynarodowej. Koszty dodatkowo rosną, jeśli dokument wymaga wysłania priorytetem.

W ostatecznym rozrachunku, koszty poniesione przy tłumaczeniach z podpisem elektronicznym zawsze będą niższe niż te poniesione przy tłumaczeniach z podpisem odręcznym.

Wnioski?

Jak widzimy, zalet jest mnóstwo. Jednak, jak zawsze, należy wykazać się odpowiednią ostrożnością. Każda instytucja określa swoje własne wymogi co do składania dokumentów. Dlatego, zanim poprosimy o podpisanie dokumentu za pomocą podpisu elektronicznego, zawsze warto spytać osoby lub instytucji przyjmującej dokument, czy  akceptuje dokumenty podpisane cyfrowo.

 

Nie mamy żadnych wątpliwości: w pojedynku podpisy cyfrowe vs podpisy odręczne, zdecydowanie wygrywają podpisy cyfrowe. Podpis kwalifikowany ma wiele zalet. Dokumenty podpisane elektronicznie oszczędzają czas i miejsce, są wiarygodne, bezpieczne i dużo bardziej ekologiczne. Patrząc na zalety dokumentów cyfrowych, możemy spodziewać się, że dokumenty papierowe niebawem przejdą do historii. A ty, co sądzisz na ten temat? Czy przekonaliśmy cię do rozpoczęcia korzystania z podpisów cyfrowych?

Napisała: Carmen Gallego
Przetłumaczyła: Ola Chmielewska
Grafika: Hubert Kalinowski

Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest
Share on linkedin
Share on tumblr
Newsletter

Suscríbete a nuestro boletín de noticias y recibe notificaciones de nuestras últimas publicaciones y promociones

Al enviar tu correo electrónico, das consentimiento para el procesamiento de tus datos personales – El administrador de los datos personales es la empresa Trzecia Połowa Sp. z o.o. con sede en Varsovia, c/Sarmacka 1A/82

Entradas populares