W wielu sytuacjach prawnych i administracyjnych organom państwowym nie wystarczy samo okazanie dokumentu obcojęzycznego — konieczne jest również tłumaczenie dokumentów potwierdzających, wykonane zgodnie z art. 4 ustawy o języku polskim. To właśnie wtedy pojawia się obowiązek sporządzenia tłumaczenia oraz obowiązek zlecenia tłumaczenia u osoby, która posiada do tego odpowiednie uprawnienia.

Najczęściej żądanie przedłożenia dokumentów w formie tłumaczonej pojawia się wtedy, gdy dokument ma wywołać skutki prawne na terenie Polski — a ich treść musi zostać przedstawiona w języku urzędowym, czyli po polsku. Dlatego wymagane jest przedstawienie tłumaczenia sporządzonego przez tłumacza przysięgłego – w formie zgodnej z prawem, z zachowaniem pełnej odpowiedzialności zawodowej.

Takie usługi tłumacza przysięgłego obejmują zarówno tłumaczenie dokumentów obcojęzycznych, jak i tłumaczenia obcojęzyczne, które mają charakter formalny: dokumenty księgowe, dokumenty urzędowe, akty, zaświadczenia czy umowy. Tłumacz odpowiada za to, aby tłumaczenie stosownego dokumentu odzwierciedlało treść dokumentu sporządzonego w języku obcym — bez dodawania lub pomijania informacji, zgodnie z zasadą neutralności zawodu.

W praktyce oznacza to, że wszelkie przetłumaczone dokumenty muszą zostać złożone w formie akceptowanej przez organy administracji publicznej, które często wymagają również potwierdzenia, że tłumaczenie wykonane zostało w sposób prawidłowy i terminowy. W wielu sprawach istotne jest też dostarczenie tłumaczenia dokumentów w określonej formie — papierowej lub elektronicznej — zgodnie z procedurą danego urzędu.

Warto pamiętać, że konieczność tłumaczenia dokumentów dotyczy także sytuacji, w których wpływ na proces ma koszty tłumaczenia przysięgłego. Jednak w świetle przepisów to nie koszt, lecz wymóg formalny decyduje o tym, że tłumaczenie musi być wykonane poprawnie, zgodnie z przepisami i w języku polskim – tak, aby spełniało wszystkie wymogi prawne oraz ułatwiało postępowanie tłumaczeniowe.