Przetargi i tłumaczenie niezbędnych dokumentów

tłumaczenie dokumentów

Co nazywamy przetargiem publicznym?

Najpopularniejszym rodzajem przetargu jest zamówienie publiczne. Jest to umowa zawierana pomiędzy jednostką rządową lub samorządem terytorialnym (określany jako zamawiający) a wykonawcą, który wykona dane zlecenie (np. roboty budowlane, dostawa materiału).

Gdzie szukać ogłoszeń przetargowych?

Aby wziąć udział w postępowaniu przetargowym, przede wszystkim musimy znaleźć interesujące nas ogłoszenie. Zamówienia publiczne można wyszukać w prosty sposób, korzystając z darmowego Biuletynu Zamówień Publicznych lub płatnych wyszukiwarek przetargowych, które również mogą pomóc nam w znalezieniu wielu ciekawych zamówień. Po wyborze konkretnego zamówienia, strona Biuletynu powinna przekierować nas na domenę podmiotu zamawiającego. Kolejnym krokiem powinno być zapoznanie się z informacjami dotyczącymi realizacji zamówienia, jak również wymaganiami, które musimy spełnić, aby wystartować w procesie przetargowym.

SIWZ, czyli najważniejsze informacje o przetargu

Główna część dokumentacji, która określa warunki udziału w przetargu, a także listę potrzebnych dokumentów nazywana jest jako SIWZ, czyli inaczej jest to Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia. Zawarte są w niej oczekiwania zamawiającego, konieczne do wystartowania w przetargu. W SIWZ znajdziemy także informacje na temat sposobu dostarczenia oferty przetargowej. Zamawiający może poprosić o przesłanie dokumentów w formie papierowej lub elektronicznej. W przypadku zgłaszania naszej kandydatury online musimy pamiętać o posiadaniu wykwalifikowanego podpisu elektronicznego. W Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia znajdziemy również różne dane techniczne czy projekty budowlane, które będą bardzo pomocne przy realizacji zamówienia.

tłumaczenie dokumentów

Wadium, czyli jak zniechęcić wykonawcę do zerwania umowy

W SIWZ znajdziemy także informacje na temat wadium, czyli ubezpieczenia, które ma chronić zamawiającego na wypadek gdyby wykonawca chciał odstąpić od realizowania umowy. Wadium musi zostać wpłacone na wskazany rachunek bankowy (albo poprzez gwarancję bankową lub ubezpieczeniową) w czasie określonym przez ogłaszającego. Jego celem jest zniechęcenie wykonawców do zerwania umowy przetargowej. W przypadku braku dołączenia wymaganych dokumentów lub niepodpisania umowy grozi nam utrata wadium. Często przy mniejszych przetargach opłata ta nie jest obowiązkowa.

Wymagane dokumenty

Najczęściej zamawiający proszą o złożenie takich dokumentów jak:

  1. odpis z Krajowego Rejestru Sądowego,
  2. zaświadczenie REGON oraz NIP,
  3. zaświadczenie o niekaralności dla osoby fizycznej/podmiotu zbiorowego/cudzoziemca,
  4. fotokopia sprawozdania finansowego,
  5. zaświadczenie o niewpisaniu do Rejestru Dłużników Niewypłacalnych oraz
  6. dokument o zaleganiu lub niezaleganiu z podatkami w Urzędzie Skarbowym.

    Może się również zdarzyć, że ogłaszający przetarg poprosi o złożenie innych, dodatkowych formularzy, które są wymagane od organów zewnętrznych lub zostały przez nas zrealizowane, co nasze wszystkie działania, których podjęliśmy się w ramach funkcjonowania działalności gospodarczej.

    Jeśli nasze doświadczenie nie jest wystarczające, możemy poprosić o obniżenie aktualnych wymagań. Drugą opcją jest zaproponowanie realizacji zamówienia przy pomocy osób trzecich. Taki ruch pozwoli na spełnienie warunków ujętych w ogłoszeniu. Warto jednak pamiętać, że nie wszyscy zamawiający zgadzają się na tego typu posunięcie. Innym rozwiązaniem jest złożenie wspólnej oferty przetargowej wraz innym podmiotem. W ostateczności możemy również zwrócić się do Krajowej Izby Odwoławczej z zaskarżeniem wymagań zamawiającego dotyczących doświadczenia.

Tajemnica przedsiębiorstwa

W ofercie nie będą pojawiały się informacje, które zostaną wcześniej określone jako tajemnica przedsiębiorstwa. W tym celu należy złożyć do zamawiającego sensowne uzasadnienie, które zaświadczy o tym, że dana informacja nie może być publiczna. A w przypadku, gdy wymagane jest tłumaczenie, firma biorąca udział w aukcji może zażądać usług tłumacza przysięgłego.

tłumaczenie dokumentów

Kierowanie pytań do zamawiającego

W razie niejasności związanych np. z dokumentacją przetargową możemy poprosić zamawiającego o wyjaśnienie naszych wątpliwości. Sposób kontaktowania się z ogłaszającym jest opisany w SIWZ.
Musi on udzielić odpowiedzi na wszystkie zapytania, które otrzyma do połowy czasu, jaki pozostanie do nadsyłania ofert. Ich treść musi zostać publicznie opublikowana na stronie internetowej przetargu (bez podawania imion i nazwisk pytających), a odpowiedzi dodane na maksymalnie dwa dni przed terminem nadsyłania ofert (w przypadku zamówień o większej wartości odpowiedzi muszą być udzielone na maksymalnie 6 dni przed datą składania ofert).

Po upłynięciu tego terminu ogłaszający nie ma obowiązku, aby udzielać odpowiedzi na nowe pytania. Zamawiający może również zwlekać z odzewem, dlatego warto, aby nasze pytania zostały zadane w taki sposób, żeby od razu uzyskać wyczerpujące odpowiedzi. Musimy pamiętać, aby regularnie sprawdzać stronę zamawiającego, ponieważ nie zostaniemy poinformowani o pojawieniu się naszych odpowiedzi. Pytający muszą sami obserwować zmiany, które są wprowadzane w ogłoszeniu. Zapytania mogą wpływać na modyfikację szczegółów zamówienia, a naniesione poprawki będą ważniejsze od pierwotnych informacji zawartych w opisie przetargu.

Do złożenia oferty w przetargu konieczne jest przetłumaczenie wymaganej dokumentacji przetargowej. Dzięki temu zamawiający będzie mieć możliwość zapoznać się z propozycją zagraniczną w języku ojczystym. Według Prawa Zamówień Publicznych oferta przetargowa powinna zostać złożona w języku polskim. Wyjątek stanowi zezwolenie zamawiającego na złożenie dokumentów w języku obcym, który jest powszechnie używany w handlu międzynarodowym.

Jednak w większości przypadków dokumenty ujęte w SIWZ muszą zostać przetłumaczone, natomiast reszta nie wymaga przekładu. Z reguły nie tłumaczy się też nazw własnych, znaków towarowych czy elementów charakterystycznych dla danej branży.

Kto powinien przetłumaczyć dokumentację przetargową?

Choć nie wymaga się, aby przekładem dokumentacji przetargowej zajął się tłumacz przysięgły to warto jednak zastanowić się właśnie nad tłumaczeniem uwierzytelnionym, chociażby z tego względu, iż tłumacz przysięgły jest bezstronny i ponosi odpowiedzialność cywilną za wykonywanie swojej pracy. Zatem gdyby doszło do pomyłki ze strony tłumacza, mamy prawo domagać się odszkodowania. Ponadto, każdy błąd w przekładzie dyskwalifikuje i może spowodować, iż nasza oferta zostanie wykluczona z procesu przetargowego.

Możemy także skorzystać z pomocy tłumacza specjalistycznego lub tłumacza-prawnika. Najważniejsze jest, aby translator posługiwał się językiem formalnym oraz terminologią, której dotyczy przetarg. Złożenie swojej kandydatury bez tłumaczenia jest równoznaczne z jej odrzuceniem. Do niektórych dokumentów można dodać tłumaczenie w późniejszym czasie, należy jednak pamiętać, że nie jest to stała reguła.

Ogólnym językiem tych aukcji jest język angielski. Obecnie jednak pojawiają się “nowe języki”, takie jak indonezyjski, koreański, azerbejdżański, turecki czy grecki.

Przygotowanie oferty przetargowej

Po zapoznaniu się z SWIZ i wszelkimi wymaganiami koniecznymi do wystartowania w przetargu możemy przejść do sporządzenia własnej oferty przetargowej. Jest to nic innego jak nasza propozycja zrealizowania zamówienia, zawierająca dokumenty i różnego rodzaju zaświadczenia, które są wymagane przez ogłaszającego.
Przed wysłaniem dokumentów trzeba zapoznać się z umową, która określa obowiązki wykonawcy i zamawiającego w trakcie trwania postępowania przetargowego. Złożenie oferty przetargowej wyraża naszą chęć zawarcia umowy na warunkach, które zostały przedstawione przez ogłaszającego. Możemy złożyć tylko jedną ofertę, chyba że przetarg został podzielony na kilka części i ogłaszający zezwolił na udział w kilku przetargach.
Oferta powinna zostać odpowiednio przez nas opisana i w taki sposób zabezpieczona, aby dotarła we właściwym czasie do rąk zamawiającego. Sposób dostarczenia dokumentów jest dowolny, można to uczynić np. poprzez kuriera. Przy każdej opcji wysyłki warto jednak poprosić o otrzymanie potwierdzenia w momencie kiedy przesyłka zostanie już doręczona. Treść oferty przetargowej nie powinna ulec zmianie, chyba że doszło do poważnych błędów (np. rachunkowych).

tłumaczenie dokumentów

Oczekiwanie na wyniki przetargu

Po złożeniu dokumentów musimy oczekiwać na wyłonienie zwycięzcy. Wszystkie oferty są jawne i mogą być m.in. sprawdzane przez konkurujące firmy. Zamówienia publiczne różnią się od prywatnych tym, że zamawiający nie może wybrać oferty, która najbardziej sprzyja jego preferencjom, lecz musi poprzeć tą, która najlepiej spełnia warunki opisane w ogłoszeniu.

Nie liczy się ilość wszystkich usług, lecz tylko te, które spełniają wymagania zamówienia. Należy pamiętać, że niespełnienie choćby jednego kryterium będzie skutkowało odrzuceniem naszej oferty z postępowania przetargowego. Po upływie czasu nadsyłania kandydatur ogłaszający zaczyna zapoznawać się z nadesłanymi dokumentami. Może on zadawać nam pytania do złożonej oferty, lecz nie spowoduje to tego, że będziemy mogli ją uzupełnić albo edytować.

W późniejszym czasie możemy oczekiwać na ogłoszenie wielkości budżetu zamawiającego oraz informacje dotyczące kwot złożonych ofert. Regularne sprawdzanie poczty elektronicznej sprawi, że nie przeoczymy żadnej wiadomości/zapytania, które moglibyśmy otrzymać od zamawiającego.

Co zrobić w przypadku kiedy nie zgadzamy się z decyzją zamawiającego?

Jeśli uważamy, że zwycięska oferta przetargowa jest sprzeczna z wymaganiami podanymi w ogłoszeniu to mamy prawo przekazać swoje uwagi zamawiającemu i oczekiwać na zmianę decyzji. Idąc krok dalej, możemy skorzystać z pomocy prawnika lub napisać odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (kopia odwołania musi także trafić do zamawiającego). Im szybsza reakcja, tym większa szansa na potencjalną zmianę decyzji. W przypadku zamówień o wartości poniżej progów unijnych nasz czas na odwołanie to 5 dni, jeśli chodzi o zamówienia o wartości równej lub wyższej od progów unijnych to czas na odwołanie wynosi 10 dni.

Warto próbować swoich sił w różnego rodzaju przetargach oraz korzystać z pomocy wykwalifikowanych translatorów, którzy w profesjonalny sposób przetłumaczą wymaganą dokumentację przetargową.

Napisała: Marta Kaczmarzyk

Share on facebook
Share on twitter
Share on pinterest
Share on linkedin
Share on tumblr

Newsletter

Zapisz się do Newslettera i otrzymuj powiadomienia o najnowszych wpisach i promocjach

Wysyłając swój adres mailowy wrażasz zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych – Administratorem danych osobowych jest firma Trzecia Połowa Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul Sarmacka 1A/82

Popularne wpisy